Înregistrarea biletelor de valoare

Biletele de valoare pot fi emise doar pe suport electronic, nu permit efectuarea de operațiuni de retragere de numerar sau de preschimbare în numerar și pot fi utilizate doar pe teritoriul României, în termenul de valabilitate și numai pentru achiziționarea bunurilor și serviciilor pentru care au fost emise. Angajatorii stabilesc opțional prin contractele colective de muncă sau prin Regulamentul intern, după caz, clauze privind acordarea biletelor de valoare.

Înregistrarea tichetelor de masă

Tichetele de masă sunt bilete de valoare acordate angajaților lunar ca alocație individuală de hrană, utilizate numai pentru achitarea mesei sau pentru achiziționarea de produse alimentare, valoarea nominală a unui tichet de masă nu poate depăși suma 20,09 lei/zi lucrată.

Angajatorii nu pot acorda mai mult de un tichet de masă pentru fiecare zi lucrătoare din luna pentru care se efectuează transferul valorii nominale a tichetelor de masă. Nu se consideră zile lucrate perioadele în care salariații:

• efectuează concediul de odihnă și alte concedii;

• beneficiază de zile libere plătite, în cazul unor evenimente familiale deosebite, precum și de zile festive și de sărbătoare legale sau de alte zile libere;

• sunt delegați sau detașați în afara localității în care își au locul permanent de muncă și primesc indemnizație de delegare sau de detașare;

• se află în concediu pentru incapacitate temporară de muncă, sunt absenți de la locul de muncă.

În cazul salariaților angajați în baza unui contract individual de muncă cu timp parțial, precum și în cazul cumulului de funcții, tichetele de masă pot fi acordate numai de către angajatorii unde salariații în cauză își au funcția de bază. În cazul în care nu se poate stabili funcția de bază, beneficiarul tichetelor de masă alege, în scris, angajatorul care îi va acorda tichetele, având obligația de a transmite, în termen de maximum 10 zile lucrătoare, și către ceilalți angajatori opțiunea.

În cazul salariaților a căror durată zilnică a timpului de muncă este mai mare de 8 ore - în regim de tură, numărul de zile pentru care se acordă tichete de masă se determină prin împărțirea numărului de ore în care salariatul a fost prezent la lucru la durata normală a timpului de muncă de 8 ore. Fracțiile rezultate din calcul se consideră zi de prezență la lucru, cu condiția ca totalul zilelor rezultat să nu depășească numărul de zile lucrătoare din luna pentru care se acordă tichetele. Din punct de vedere fiscal, tichetele de masă sunt scutite de la plata taxelor sociale, angajații plătind doar impozit pe salarii și pentru angajator constituie cheltuieli deductibile de la plata impozitului pe profit.

Setarea valorii tichetelor de masă acordate salariaților

Pentru calculul valorii tichetelor de masă acordate lunar salariaților va trebui sa setăm în program valoarea tichetului de masă. Avem posibilitatea de a acorda salariaților tichete de masă de aceeași valoare (valoare standard) sau tichete de masă de valori diferite (valori personalizate), în funcție de decizia managementului companiei în ceea ce privește pachetul salarial oferit angajaților.

Setarea valorii standard sau a valorilor personalizate de face în modulul Salarii, accesând Optiunile din meniul din dreapta, deschizând Setari salarii:

În fereastra care se deschide, la Impozite în tabela Impozite, taxe, ore vom completa valoarea tichetelor standard și a celor personalizate, daca este cazul. Putem sa completăm aceste valori pentru toate lunile din an și să revenim asupra lor, în timpul anului, doar dacă este cazul.

Jurnalizarea operațiunii de acordare a tichetelor de masă

Pentru salariații care primesc tichete de masă vom face o jurnalizare pe contractul de muncă, adică vom face o înregistrare referitoare la acordarea tichetelor de masă începând cu o anumită dată.

Acest lucru îl facem din contractul de muncă al salariatului în cauză, de pe tabul Jurnal modificari, actionând butonul Modific din meniul de sus al modulului și alegând din listă Parametri salarii:

În fereastra care se deschide vom bifa casuța Se acordă tichete de masă și vom completa în caseta Data consemnare data de la care se acordă tichete salariatului, așa cum apare în imaginea de mai jos:

În cazul contractelor de muncă aferente noilor angajați ai societății, putem menționa încă de la introducerea inițială a acestora faptul că aceștia beneficiază de tichete de masă. Acest lucru se face de pe tabul Detalii din contractul de muncă, bifând opțiunea (check-box) Se acordă tichete de masă.

În situația în care decizia de acordare a tichetelor de masă vizează mai mulți salariați, pentru a fi mai operativi și pentru a evita jurnalizarea individuală, putem apela la asistentul din meniul modului Contracte de munca, respectiv Asistent modificare parametri contract:

În fereastra care se deschide vom efectua o serie de setări în vederea jurnalizării în bloc a operațiunii de acordare a tichetelor de masă. Astfel, putem filtra contractele de muncă pentru care dorim acordarea de tichete, dacă este cazul, în funcție de câmpurile: Formatie, Loc de munca, Meserie sau putem alege Toate contractele de muncă active ca în exemplul de mai jos. De asemenea, vom completa: Data de intrare în vigoare a operațiunii de acordare a tichetelor, Numărul deciziei, Data deciziei și bineînțeles bifăm opțiunea Tichete de masa, selectând Da.

În cazul în care sunt salariați cărora nu li se acordă tichete de masă, contractele acestora pot fi deselectate. În final salvăm toate setările făcute.

În urma acestei jurnalizări, pentru contractele de muncă selectate se vor acorda tichete de masă la valoarea standard. În cazul în care se dorește a fi acordată o altă valoare a tichetului de masă, vom intra pe fiecare contract de muncă în parte, devalidăm contractul și în tabul Detalii setăm în câmpul Valoare tichet de masă valoarea dorită (Personalizata 1, ..., Personalizata 5).

Operarea lunară a tichetelor de masă în modulul de Salarii

Numărul de tichete de masă acordat lunar salariaților se calculează în funcție de formula de calcul specificată în modulul Metode de calcul pentru Nrtic ( număr tichete de masă).

Metoda de calcul a tichetelor depinde de modul de lucru agreat de fiecare societate în parte. Astfel:

-putem opta pentru calculul numărului tichetelor de masă în funcție de numărul de zile lucrătoare pe care salariatul le are în pontaj -> acest mod de lucru se recomanda atunci când pontajul, ca document justificativ care stă la baza întocmirii statului de plată, este generat din Nexus. În acest caz numărul de tichete de masă acordat fiecărui salariat în parte se calculează la executarea procedurii de calcul a salariilor, ținându-se cont de tipul orelor (lucrătoare/nelucrătoare) aflate în pontaj pentru fiecare zi în parte.

-putem opta pentru introducerea efectivă a numărului de tichete în câmpul corespunzător de pe tabul Lichidare, independent de pontaj-> acest mod de lucru se recomandă atunci când pontajul, ca document justificativ care stă la baza întocmirii statului de plată, nu este generat din Nexus (poate fi primit de la alt compartiment/ departament responsabil cu întocmirea acestuia, se obține cu ajutorul altor aplicații sau poate fi primit de la clientul căruia i se prestează servicii de salarizare etc). În acest caz, putem introduce numărul de tichete pentru fiecare salariat în parte individual sau putem apela la introducerea datelor în format tabelar. În cazul în care numărul salariaților este mare, putem opta și la varianta importului datelor.

Formulele de calcul pentru stabilirea numărului tichetelor de masă pot fi consultate în utilitarul Metode de calcul pentru stabilirea numărului tichetelor de masă acordate salariaților

Înregistrarea tichetelor cadou

Tichetele cadou sunt bilete de valoare acordate ocazional angajaților pentru cheltuieli sociale. Angajații pot beneficia de tichete cadou acordate de angajatorii lor, numai pentru destinațiile sau evenimentele care se încadrează în cheltuielile sociale.

Tichetele cadou acordate propriilor salariați în valoare de până în 300 de lei, inclusiv, sunt scutite de la plata taxelor sociale și a impozitului pe venit. Deci, pentru următoarele 4 ocazii sociale, respectiv: Crăciun, Paște, 8 martie și 1 iunie, tichetele cadou vor fi scutite de taxe și contribuții. Sumele acordate cu acest titlu de către angajator reprezintă cheltuieli deductibile sociale în limita a 5% din valoarea cheltuielilor cu salariile personalului. Orice sumă care depășește valoarea maximă de 300 de lei are tratamentul fiscal al unui venit salarial pentru care se vor plăti toate taxele și contribuțiile legale.

Tichetele cadou acordate propriilor salariați în valoare de până în 300 de lei, inclusiv, nefiind considerate venituri salariale, nu există nici obligativitatea de a fi evidențiate în statul de plată sau în fluturașii de plată a salariilor. Totuși, sunt mulți angajatori care doresc ca salariații lor sa poată vizualiza pe fluturașul de salariu toate beneficiile aferente pachetului salarial oferit, inclusiv beneficiile extrasalariale. În această situație, în Nexus, putem configura un premiu de tip Beneficii extrasalarii pe care sa îl numim Tichete cadou.

Pentru acest tip de premiu nu se calculează nici un fel de taxa salarială.

Pentru configurarea acestui tip de premiu putem urmări utilitarul Configurarea premiilor.

Înregistrarea tichetelor de creșă

Tichetele de creșă sunt bilete de valoare care se acordă lunar angajaților care nu beneficiază de concediul și de indemnizația acordate pentru creșterea copilului în vârstă de până la 2 ani, respectiv de până la 3 ani în cazul copilului cu handicap.

Tichetele de creșă pot fi utilizate numai pentru achitarea taxelor la creșă unde este înscris copilul și se acordă, la cerere, unuia dintre părinți sau tutorelui. În cazul salariaților angajați în baza unui contract individual de muncă cu timp parțial, precum și în cazul cumulului de funcții, tichetele de creșă pot fi acordate numai de către angajatorii unde salariații în cauză își au funcția de bază, potrivit legii. În cazul în care nu se poate stabili funcția de bază, beneficiarul tichetele de creșă alege, în scris, angajatorul care îi va acorda tichetele de creșă, având obligația de a transmite, în termen de maximum 10 zile lucrătoare, și către ceilalți angajatori opțiunea.

Nivelul maxim al sumelor acordate sub forma tichetelor de creșă nu poate depăși suma de 450 de lei pentru o lună, pentru fiecare copil aflat la creșă. Valoarea nominală a unui tichet de creșă este de 10 lei sau un multiplu de 10, dar nu mai mare de 100 lei.

Pentru angajator acordarea de tichete de creșă reprezintă o cheltuială socială deductibilă în limita a 5% din valoarea cheltuielilor cu salariile personalului (cumulat cu celelalte cheltuieli sociale).

Pentru salariat tichetele de creșă acordate în limita legală sunt taxabile doar cu 10%, reprezentând cu impozit pe salarii. Valoarea acestor tichete o vom înregistra în Nexus pentru impozitare în câmpul Alte tipuri de tichete , intrând pe linia lichidării la rubrica +/- Sume impozit.

Înregistrarea tichetelor culturale

Tichetele de cultură sunt bilete de valoare acordate angajaților, lunar sau ocazional, pentru achitarea contravalorii de bunuri și servicii culturale Bunurile și serviciile culturale pot fi:

• abonamente sau bilete la spectacole, concerte, proiecții cinematografice, muzee, festivaluri, târguri și expoziții, permanente sau itinerante, parcuri tematice, inclusiv cele destinate copiilor;

• cărți, manuale școlare, albume muzicale, filme, în orice format.

Nivelul maxim al sumelor ce pot fi acordate sub forma tichetelor menționate nu poate fi mai mare de 160 lei pentru tichetele acordate lunar, respectiv 330 de lei/eveniment, pentru cele acordate ocazional. Din punct de vedere fiscal, tichetele culturale sunt cheltuieli deductibile de la plata impozitului pe profit și scutite de la plata contribuțiilor sociale, fiind impozitate cu cota de 10% impozit pe venit.

Valoarea acestor tichete o vom înregistra în Nexus pentru impozitare în câmpul Tichete de cultura , intrând pe linia lichidării la rubrica +/- Sume impozit.

Înregistrarea voucherelor de vacanță

Voucherele de vacanță sunt bilete de valoare care se acordă angajaților pentru acoperirea unor cheltuieli ocazionate de efectuarea concediului de odihnă în regim de turism intern. Angajatorii care încadrează personal prin încheierea unui contract individual de muncă pot acorda, în condițiile legii, vouchere de vacanță.

Nivelul maxim al sumelor care pot fi acordate salariaților sub formă de vouchere de vacanță de către angajatori reprezintă contravaloarea a maximum 15.300 lei, adică 6 salarii de bază minime brute pe țară, garantate în plată, pentru un salariat, în decursul unui an fiscal. Acordarea voucherelor de vacanță poate fi împărțita în maximum două tranșee. Salariul de bază minim brut pe țară garantat în plată este cel stabilit în condițiile legii.

Voucherele de vacanță emise pe suport electronic pot fi alimentate exclusiv cu valoarea nominală a voucherelor de vacanță acordate de către angajator și pot fi utilizate doar pentru achiziționarea de servicii turistice în unitățile afiliate. Voucherul de vacanță are perioada de valabilitate de un an de la data emiterii, fără a se înțelege că aceasta este perioada de valabilitate a suportului electronic. Pentru acordarea de vouchere de vacanță angajatorul beneficiază de cheltuieli deductibile de la plata impozitului pe profit și scutire de la plata contribuțiilor sociale, angajații plătind doar 10% impozit pe venit.

Valoarea voucherelor de vacanță o vom înregistra în Nexus pentru impozitare în câmpul Tichete de vacanta, intrând pe linia lichidării la rubrica +/- Sume impozit.

Introducerea valorii tichetelor acordate cu ajutorul asistentului de editare tabelară.

Pentru a evita operarea individuală, la nivel de salariat, a valorii următoarele tipuri de tichete: tichete de masă, tichete de vacanță, tichete culturale si tichete de creșă (alte tipuri de tichete), avem posibilitatea utilizării asistentului de editare a datelor în format tabelar din meniul modulului Salarii -> Operații multiple, respectiv Editare date în format tabelar:

În fereastra care se deschide bifam opțiunea Lichidare și acționăm butonul Pasul următor:

În noua fereastră vom selecta câmpurile pentru editare, respectiv câmpurile corespunzătoare tichetelor de masă pe care dorim sa le completam și vom trece la pasul următor:

Apoi, în noua fereastra, vom completa tabelar valorile aferente tichetelor acordate salariaților, pe tipuri de tichete și acționăm butonul Inchide fereastra:

Tot la acest pas, în cazul în care salariații primesc aceeași valoare pentru un anumit tip de tichete, putem completa mai simplu această valoare pentru toți salariații o dată, alegând câmpul pe care dorim sa îl completăm din opțiunea Modifică de sus, completând valoarea corespunzătoare în câmpul alăturat și acționând butonul Modifica. În cazul în care sunt salariați cărora nu li se acordă tichete de tipul selectat, vom avea grijă sa îi debifăm înainte de a acționa butonul Modifica.

În imaginea de mai jos este exemplificată completarea în bloc pentru câmpul aferent tichetelor de cultură. Unul din salariați este debifat.

Vom constata că în urma acestei operațiuni coloana ce conține valorile pentru tichetele de cultură se va completa automat, mai puțin pentru salariatul neselectat, moment în care vom putea acționa butonul Inchide fereastra.

În cazul tichetelor de masa putem alege să introducem tabelar numărul tichetelor de masă sau valoarea acestora în funcție de formula setată în modulul Salarii -> Metode de calcul -> Nrtic.

În cazul tichetelor cadou, deoarece tratamentul fiscal al acestora este diferit față de al celorlalte tipuri de tichete și introducerea acestora în format tabelar este diferită.

Astfel, după ce vom configura un premiu de tip Beneficii extrasalarii așa cum a fost exemplificat în secțiunea Înregistrarea tichetelor cadou din acest articol, vom urma următorii pași:

Vom face o sincronizare pentru acest tip de premiu cu ajutorul asistentului sincronizare și calcul premii din meniul de sus al modulului de Salarii:

În fereastra care se deschide vom bifa prima opțiune și vom alege din listă premiul de tipul Beneficii extrasalarii configurat anterior, în cazul nostru Tichet cadou și acționăm butonul Salvez:

În urma acestei sincronizări fiecărui salariat i se va adăuga în tabul Premii o linie necompletată cu acest tip de premiu:

După această operațiune, putem trece la introducerea efectivă a datelor în format tabelar. De aceasta dată, după apelarea asistentului de Editare date în format tabelar vom selecta opțiunea Premii salariale:

În fereastra care se deschide vom bifa Premiu brut și Tip premiu și vom trece la pasul următor:

Similar modului de introducere tabelară a valorilor pentru celelalte tipuri de tichete descris mai sus, avem posibilitatea introducerii în bloc a aceleiași valori pentru toți salariații sau putem edita în tabel valoarea corespunzătoare fiecărui salariat în parte:

Generarea fișierelor pentru încărcarea lunară a cardurilor aferente tichetelor sub forma de card bancar (au specificat cont IBAN)

Anterior generării fișierului pentru încărcarea cardurilor ne asigurăm că salariații au completate în nomenclatorul de personal datele referitoare la conturile IBAN corespunzătoare fiecărui tip de card de tichete:

Generarea propriu-zisă a fișierelor pentru încărcarea lunară a cardurilor aferente tichetelor se face cu ajutorul asistenților din modulul de salarii, creați special în acest scop:

Funcționalități suplimentare pentru utilizatorii platformei SODEXO

În cazul în care se firma utilizează pentru plata tichetelor platforma Sodexo, Nexus a dezvoltat funcționalități suplimentare pentru:

• comanda cardurilor pentru salariați și

• generarea fișierelor pentru încărcarea lunară a cardurilor cu valorile operate în câmpurile corespunzătoare tichetelor din modulul de salarii.

Generarea comenzii pentru cardurile SODEXO

Pentru a comanda carduri pentru tichetele de masă, tichetele cadou, tichetele de cultură etc. vom intra în modulul Contracte de muncă și vom apela asistentul din meniul modulului Export salariați platforma Sodexo-comandă carduri:

În fereastra care se deschide vom acționa mai întâi butonul Caut din dreapta, după care fereastra va fi populată cu salariații angajatorului. Îi vom bifa pe acei salariațipentru care dorim sa comandăm cardurile si vom acționa butonul Exporta.

Vom completa denumirea fișierului și vom alege o locație pentru salvarea lui. Ulterior acest fișier va fi încărcat pe platforma SODEXO.

Generarea fișierelor pentru încărcarea lunară a cardurilor aferente tichetelor în cazul utilizatorilor platformei Sodexo

Pentru generarea fișierelor destinate încărcării lunare a cardurilor cu valorile operate în câmpurile corespunzătoare tichetelor din modulul de salarii vom parcurge următoarele etape:

-Importul funcțiilor customizate destinate facilitării generării fișierelor

-Generarea propriu-zisă a fișierelor cu ajutorul asistentului creat special pentru acest scop.

Importul funcțiilor customizate destinate facilitării generării fișierelor se face din modulul Funcții customizate apelând asistentul Import modele din meniul modulului, bifând funcțiile corespunzătoare pentru tichetele de cultura, tichetele de masă și tichetele de vacanță:

Generarea propriu-zisă a fișierelor pentru încărcarea lunară a cardurilor aferente tichetelor se face cu ajutorul asistenților din modulul de salarii, creați special în acest scop. Respectiv:

-pentru generarea fișierului destinat încărcării cardurilor cadou:

-pentru generarea fișierelor destinate încărcării celorlalte tipuri de carduri, respectiv: tichete de masă, tichete de cultură, tichete de vacanță:

Vom selecta din lista tipul de fișier dorit și vom acționa butonul Generează:

Nexus va genera un fișier de tip csv ce conține informațiile referitoare la: numele salariatului, prenumele salariatului, codul numeric personal, numărul de tichete și valoarea nominală a acestora.