Crearea și configurarea unei gestiuni

În Nexus ERP, „gestiunea” este unitatea de evidență a stocurilor (un „container” de tip depozit/magazin) pe care o definești în modulul Gestiuni. Este un nomenclator care separă clar unde se înregistrează, evaluează și raportează stocurile, prețurile și documentele.

Ce conține o gestiune

În modulul Gestiuni poți seta pentru fiecare gestiune: denumirea, gestionarul (responsabilul), adresa, centrul de profit, proprietăți specifice, punctul de lucru asociat și carnete implicite (seriile automate pentru documente precum facturi, avize, bonuri etc.).

Unde „contează” gestiunea în lucru zilnic

• Recepții/NIR – documentul și stocul sunt legate de gestiunea selectată (chiar și recepție în altă gestiune, după nevoie).

• Transferuri – mișcările de marfă între depozite/magazine se operează ca transfer între gestiuni.

• Vânzări retail – în antetul bonurilor fiscale se salvează gestiunea (câmp idgestiune*), astfel încât stocul să se descarce din locul corect.

• Liste de preț – poți limita valabilitatea unei liste de preț la anumite gestiuni (ex. prețuri diferite pe magazin vs. depozit).

• Numerotarea documentelor – fiecare gestiune poate avea seriile ei implicite (carnete), pentru o numerotare coerentă pe fiecare flux.

Setări și opțiuni relevante

• Metodă de descărcare – prețul/stocul preluat pe documente depinde de metoda aleasă (ex. FIFO sau LIFO).

• Tipuri de evidență – Nexus a introdus inclusiv gestiunea cu evidență exclusiv valorică (utilă în anumite scenarii de retail). În zona de retail există și module dedicate pentru „marfă cu amănuntul valoric”, cu rapoarte de descărcare de gestiune.

Să vedem în continuare pașii ce trebuie parcurși pentru adăugarea unei gestiuni:

1. Accesarea modulului de gestiuni

Pentru adăugarea unei noi gestiuni în Nexus vom accesa modulul Nomenclatoare si unelte -> Functionale -> Gestiuni și vom acționa asistentul de adăugare din meniul superior al modulului

2. Completarea datelor generale

În fereastra de adăugare a gestiunii singura informație obligatorie de completat este denumirea gestiunii, după care, în funcție de fluxurile de lucru agreate în cadrul companiei, se vor completa și celelalte câmpuri:

Vom detalia mai jos câmpurile care trebuie avute în vedere la configurarea unei gestiuni, respectiv:

• Denumire gestiune - vom introduce o denumire sugestivă pentru gestiunea noastră, cum ar fi: Sediu, Depozit Central, Magazin Online, Service Auto etc.

• Gestionar - vom introduce numele gestionarului.

• Adresa (din nomenclator) - vom alege din nomenclatorul de adrese adresa gestiunii în cauză. În cazul în care adresa nu există în nomenclator, avem posibilitatea sa o adăugăm.

• Centrul de profit - vom alege centrul de profit alocat gestiunii, astfel încât la momentul operării de documente primare (facturi furnizori, facturi clienți) acesta să fie preluat automat pe liniile din documente

• Gestiune tampon - vom alege gestiunea tampon, atunci când se lucrează cu transferuri între gestiuni, pentru a evidenția marfa aflată pe ruta de aprovizionare.

• Punct de lucru - vom alege punctul de lucru alocat gestiunii, dacă este cazul. Rolul selectării unui punct de lucru în acest câmp este acela de a restricționa operarea de documente.

• Detinator spațiu - se lege partenerul, deținător al spațiului, atunci când acesta nu este proprietatea societății.

• Persoana responsabilă - se completează cu numele persoanei responsabile care deține spațiul.

• Comisia de recepție - informația completată în acest câmp va fi preluată pe rapoartele de gestiune.

• Metoda de descarcare marfă amanunt - În cazul unei gestiuni cu amănuntul se va alege metoda de descărcare:

• Cantitativă - descărcarea se face cantitativ - valoric, nota de descărcare a gestiunii se face pe articol. În acest caz gestiunea este una cantitativă.
• La vânzări - se utilizează la gestiunile valorice, coeficientul K de calcul a adaosului comercial este aplicat la rulajul de vânzări.
• La sold - se utilizează la gestiunile valorice, coeficientul K de calcul a adaosului comercial este aplicat la soldul contului de marfa, descărcarea adaosului făcându-se prin diferență.

• Cont incasari retail cu numerar - 5311 sau analitic al acestuia.

• Cont incasari retail cu card - 5125 sau analitic al acestuia.

• Cont incasari retail cu tichete - 5328 sau analitic al acestuia.

• Cont incasari retail cu credit - 5125 sau analitic al acestuia.

• Cont incasari moderne - 5125 sau analitic al acestuia.

• Mod repartizare voucher - vom elege dacă este cazul: Credit sau Tichete.

• Cod CAEN D394 - vom completa codul CAEN aferent activității care se desfășoară pe această gestiune în cazul în care acesta trebuie declarat în D394 in Cartușul I.

• Gestiune utilizată pentru retail - vom bifa în situația în care această gestiune este utilizată în aplicațiile Nexus Retail.

• Utilizare - doar dacă este cazul vom alege una din cele 2 variante: Vânzări marfă din consignație sau Depozit in custodia unui tert.

• Gestiune utilizata in limite de aprovizionare - se bifeaza atunci când se lucrează cu stocuri de siguranță pentru gestiunea în cauză.

• Blocare vizualizare stoc in interfata de vanzari - se bifează dacă se dorește ca stocul din această gestiune sa nu fie vizibil în interfața de vânzare.

• Permite transferuri directe din depozit in interfata de vanzari - vom bifa pentru situația în care se face vânzare în interfața de retail dintr-o gestiune fără stoc, în scopul transferului automat dintr-o altă gestiune a articolelor vândute.

• Permite aprobarea cererilor de transfer in interfata de vanzari - vom bifa pentru situația în care se face vânzare în interfața de retail dintr-o gestiune fără stoc, în scopul transferului automat dintr-o altă gestiune a articolelor vândute.

• Id extern - se completează cu ID-ul extern al gestiunii.

• Inactiv din ... - în cazul în care nu se va mai utiliza la un moment dat această gestiune vom completa anul din care devine inactivă.

• Stoc valoric - vom bifa dacă gestiunea în cauză este o gestiune valorică, adică în situația în care nu se urmărește stocul cantitativ.

• Blocare stoc negativ - vom bifa dacă pentru această gestiune nu se permit stocuri negative (vânzare fără existența stocului).

• Lansare subansamble in productie - în cazul unei activități de producție, legat de subansamble avem posibilitatea să alegem modalitatea de lansare în producție și anume: Intotdeauna, Daca nu sunt pe stoc, Niciodata.

• CHELTUIELI - se utilizează doar de unitățile bugetare și se completează corespunzător câmpurile: Tip articol, Anexa, Indicator functional, Indicator economic.

• VENITURI - se utilizează doar de unitățile bugetare și se completează corespunzător câmpurile: Tip articol, Anexa, Indicator functional, Indicator economic.

3. Carnete implicite

În cadrul secțiunii de carnete implicite vom alege acele carnete care vor fi implicate în fluxurile automatizate de lucru.

Pentru aceasta ne asiguram mai întâi că ne-am definit carnetele cu care vom lucra pentru: facturi clienți, chitanțe, note de intrare - recepție (NIR), bonuri de consum, note de transfer etc în modulul numit Carnete, apoi le vom putea alege pe cele implicite pentru gestiunea definită de noi.

Pentru definirea carnetelor vom urmări pașii din articolul: Adaugare carnete

4. Puncte de lucru

În cadrul acestei secțiuni, prin selecția unuia sau a mai multor puncte de lucru, putem controla accesul la vizualizarea documentelor întocmite pe gestiunea în cauză.

utilizatorii de pe punctele de lucru selectate vor avea acces la documentele care au selectată această gestiune. Se utilizează în cazul în cazul transferurilor între gestiuni, când se lucrează cu puncte de lucru pe gestiuni diferite.

5. Gestiuni aprovizionare

În Nexus ERP, gestiunea de aprovizionare se utilizează atunci când firma dorește să gestioneze complet procesul de achiziție — de la cererea internă până la recepția bunurilor și înregistrarea lor în stoc.

Aceasta este folosită mai ales în companiile care au fluxuri clare de comandă către furnizori sau departamente distincte pentru achiziții, logistică și contabilitate.

Pentru adăugarea gestiunilor de aprovizionare vom accesa secțiunea Gestiuni aprovizionare și vom acționa asistentul de adăugare din meniul superior al modulului:

Când se utilizează gestiunea de aprovizionare?

Putem utiliza Gestiunea de aprovizionare în următoarele situații:

1. Când se dorește controlul comenzilor către furnizori

-Gestiunea de aprovizionare permite generarea de comenzi de aprovizionare automat sau manual, pe baza necesarului de stoc, vânzărilor sau planificării producției.

-Poți stabili praguri minime/maxime de stoc, iar sistemul generează automat propuneri de aprovizionare.

2. Când există un flux complet de achiziții

-Fluxul tipic este:

Cerere de aprovizionare → Comandă către furnizor → Recepție → Factură de achiziție → Înregistrare contabilă.

-Acest flux permite aprobări și verificări pe fiecare etapă.

3. Când este necesar un control pe centre de cost sau gestiuni distincte

-În companiile cu mai multe puncte de lucru sau departamente, aprovizionarea poate fi gestionată separat pe fiecare gestiune (ex: Depozit Central, Magazin 1, Magazin 2 etc.), pentru trasabilitate și bugetare.

4. Când se lucrează cu producție sau asamblare

-Gestiunea de aprovizionare este esențială în producție pentru a urmări materiile prime, livrările programate și sincronizarea cu comenzile de fabricație.

5. Când se dorește urmărirea performanței furnizorilor

-Nexus ERP permite evaluarea furnizorilor în funcție de termene de livrare, calitate sau preț, oferind rapoarte utile pentru decizii de achiziție.

Situații în care nu este obligatorie utilizarea gestiunii de aprovizionare

-Pentru firme mici care cumpără direct, fără flux de comandă (ex: achiziții directe din facturi).

-Când gestiunea de stoc se face simplu, doar prin note de recepție și facturi (fără comandă sau planificare).

-În cazurile unde aprovizionarea este ocazională și nu se justifică urmărirea procesului complet.