Import eFactura din mesaje SPV ANAF în modulul Facturi clienți

Introducere

Multe firme de contabilitate care utilizează suita Nexus ERP au în portofoliu clienți care utilizează alte programe de facturare. Acești clienți își emit facturile din programele proprii și le transmit în Spațiul Privat Virtual (SPV), conform cerințelor legale.

Până recent, contabilii erau nevoiți să introducă manual aceste facturi în propriul program de contabilitate, ceea ce reprezenta o activitate consumatoare de timp și predispusă la erori.

Pentru a veni în sprijinul acestora, a fost dezvoltată funcționalitatea de Import e-Factura din mesaje SPV, care permite înregistrarea facturilor în Nexus ERP, în modulul Facturi clienti, prin import din modulul Mesaje SPV, unde facturile emise de clienți și transmise în SPV din programele proprii sau descărcat automat.

Această soluție aduce beneficii importante:

• Eficiență sporită – facturile se importă rapid, fără operare manuală.
• Reducerea erorilor – elimină riscul greșelilor de introducere manuală.
• Economisirea timpului – contabilii pot aloca resursele către activități cu valoare adăugată.
• Trasabilitate și acuratețe – toate facturile clienților sunt înregistrate corect, urmând un flux de lucru coerent în Nexus ERP.

Ghid rapid de configurare

1. Setarea dosarului contabil

În Dosar contabil se activează opțiunea Descărcare e-Factura emise, opțiune disponibilă în pagina SPV ANAF, și apoi se salvează modificările.

2. Operarea efectivă prin asistent

Importul se realizează prin intermediul asistentului Import e-Factura din mesaje SPV, disponibil în cadrul modulului Facturi clienți → Asistent.

3.Configurarea opțiunilor de import

a. La deschiderea asistentului se afișează o fereastră cu mai multe câmpuri pentru filtrarea și operarea datelor:

• Perioada de validare – filtrează mesajele în funcție de data la care factura a fost validată de ANAF.
• Partener – dacă se specifică, se aduc doar facturile acelui partener; altfel se aduc toate facturile.
• Gestiune – reprezintă gestiunea pe care se vor adăuga facturile.
• Aduc articole cu cantitate = 0 – util în special pentru facturile furnizorilor de energie, unde unele poziții din XML au cantitate zero, dar trebuie păstrate în evidență.
• Repartizare discount general pe linii – dacă se bifează, discountul se repartizează proporțional pe toate liniile documentului; altfel se afișează ca o înregistrare separată.
• Import atașamente – importă atașamentele asociate fișierelor XML e-Factura (sunt adăugate în arhivă).
• Mod înregistrare – stabilește modul de adăugare a articolelor:
• Standard – fiecare articol este importat individual.
• Cumulat – articolele se cumulează după produs, cod extern și cotă TVA (util pentru societățile cu gestiune cantitativ-valorică).
• Preluare denumire suplimentară – definește câmpurile din care se preiau denumirile suplimentare pentru articolele importate.
• Validare documente – facturile sunt importate direct validate, fără verificare manuală suplimentară.

După apăsarea butonului Caută, aplicația verifică dacă factura nu este deja înregistrată în Nexus. Căutarea se face după client, serie, număr și dată document, precum și după valoarea totală a facturii. Dacă factura este deja înregistrată în sistem, aceasta nu va mai fi importată, ci mesajul primit din SPV va fi asociat facturii existente din Nexus.

b. În partea dreaptă a ferestrei asistentului sunt disponibile câteva acțiuni utile:

Asociere multiplă – necesară mai ales pentru societățile care țin contabilitatea cantitativ-valoric. Permite asocierea aceluiași articol din Nexus cu mai multe articole nemapate din factură. Practic, utilizatorul se poziționează pe o linie fără asociere, face legătura cu un articol din Nexus, iar apoi poate aplica aceeași asociere pe mai multe produse de pe factura curentă sau pe toate facturile afișate în fereastra de import.

Adăugare partener – dacă partenerul nu există în baza de date, se poate utiliza acest buton pentru adăugarea lui.

Export listă documente – exportă datele afișate în asistent în format XLS.

c. La click dreapta pe o factură, meniul contextual afișează două opțiuni:

Vizualizare factură – permite vizualizarea documentului înainte de a fi importat în sistem.

Vizualizare atașamente – permite vizualizarea atașamentelor asociate facturii (opțiune disponibilă doar dacă este activă opțiunea de import atașamente).

Copie valoare – permite copierea valorii din celula pe care este poziționat utilizatorul.

4.Salvarea datelor

După apăsarea butonului de Salvare, datele vor putea fi vizibile în modulul Facturi clienți. În cazul în care sunt informații care se doresc a fi completate în factură și nu se pot completa prin asistentul se import, este recomandat să lăsăm facturile nevalidate. Ulterior, după salvare, accesăm facturile în cauză, completăm datele dorite, iar apoi validăm factura.