Transmiterea automată a rapoartelor din Nexus

Sistemul NexusERP oferă diverse variante prin care se poate automatiza trimiterea rapoartelor către diverşi destinatari, astfel încât utilizatorul să fie degrevat de această sarcină repetitivă. În cele ce urmează, vom prezenta 3 variante posibile.

Varianta 1 - Trimitere automată rapoarte la validare

Scenariul de bază de la care pornim este că dorim să trimitem în mod automat prin email factura către client, atunci când este validată în sistemul NexusERP. Pentru a realiza acest lucru, este nevoie să stabilim cu atenţie următoarele aspecte:

• un cont de email pentru expeditor;
• un cont de email pentru destinatar;
• o regulă de trimitere automată a raportului de la expeditor către destinatar, în momentul în care factura este validată de către utilizator.

De regulă, în ceea ce priveşte setarea contului de email pentru expeditor, vom defini un astfel de cont în modulul Nomenclatoare si unelte/Instrumente/Conturi e-mail (SMTP). Aici trebuie setate cu atenţie următoarele informaţii, conform imaginii din figura următoare:

• Nume cont: este denumirea prin care identifică acest email în aplicaţia NexusERP;
• E-mail cont: adresa de email;
• Utilizator server: numele de utilizator pentru adresa de email;
• Parola server: parola aferentă adresei de email;
• Server e-mail: adresa serverului de mail;
• Port SMTP: portul pe care comunică serverul de email.

Mai multe detalii despre configurarea adreselor de email pot fi accesate în materialul disponibil aici.

În mod uzual, odată ce factura către client a fost validată în sistemul NexusERP, ea trebuie trimisă către adresa de email asociată respectivului client. Din acest motiv, este necesar să setăm această adresă în modulul Nomenclatoare si unelte/Parteneri. Deschidem formularul aferent clientului (în exemplul curent: Ionescu Maria) pentru care dorim să setăm email-ul şi în secţiunea Internet completăm adresa, conform figurii următoare. Apoi acţionăm butonul Validez din partea superioară a ecranului aplicaţiei.

După ce am definit adresa expeditorului şi am setat adresa de email a destinatarului (clientului), vom defini o regulă de trimitere automată a raportului de la expeditor către destinatar, în momentul în care factura este validată de către utilizator.

Pentru a realiza acest lucru, intrăm în modulul Ieşiri/Facturi clienţi şi din meniul superior accesăm secţiunea Rapoarte/Rapoarte/Configurare rapoarte. Salvăm un raport de tip Factura (interna) sub denumirea de Factura (internă) EMAIL şi accesăm secţiunea General. În această secţiune, conform imaginii din figura următoare, vom efectua următoarele setări:

• Bifăm opţiunea Salvare ca atasament la validare;
• Bifăm opţiunea Trimitere email la validare;
• Pentru rubrica Expeditor setăm Cont implicit SMTP (este vorba despre contul pe care l-am definit în modulul Nomenclatoare, în prima etapă a acestui tutorial);
• Pentru rubrica Destinatar setăm opţiunea Adresa email partener (este vorba despre stabilirea faptului că destinatarul fiecărui raport este de fapt adresa de email a partenerului pentru care se generează raportul). Noi am definit această adresă în etapa a doua a acestui tutorial.

Odată ce am definit setările pentru expeditor, destinatar şi automatizarea trimiterii raportului, vom crea o nouă factură către clientul Ionescu Maria, în modulul Iesiri/Iesiri/Facturi clienti, conform imaginii următoare.

Acţionăm butonul Validez din partea de sus a ecranului şi apoi mergem pe secţiunea Ataşamente care are ca simbol o agrafă.

Având în vedere că anterior am bifat opţiunea Salvare ca ataşament la validare, observăm că documentul în format PDF a fost salvat şi poate fi deschis foarte uşor prin dublu-click pe linia aferentă lui. Este important de înţeles faptul că acest documente PDF se generează şi se salvează pe server de fiecare dată când este validată o factură. Ca urmare, dacă factura va fi invalidată şi apoi validată din nou, se va genera un nou document PDF care se va salva pe server.

Odată cu salvarea ca ataşament la validare, factura a fost trimisă pe email la adresa partenerului, în baza faptului că noi am bifat anterior opţiunea Trimitere email la validare. Rezultatul este similar cu cel din figura următoare.

Varianta 2 - Trimitere automată raport periodică

O altă variantă de trimitere automatizată a rapoartelor constă în programarea acestei activităţi sub forma unui task care se execută periodic. Scenariul de la care pornim este următorul: dorim ca în fiecare săptămână, în ziua de marţi, la ora 11.00, să se genereze automat un raport cu lista facturilor scadente ale clienţilor, iar raportul să fie trimis automat pe mail către persoanele responsabile de partea comercială a firmei.

În exemplul curent, avem o factură emisă clientului Ionescu Maria şi care are ca termen de încasare data de 04.09.2025, conform imaginii următoare.

Pentru a programa generarea şi trimiterea automată a raportului cu facturile scadente ale clienţilor, parcurgem următoarele etape:

• Definim o activitate programată prin apelarea meniului Instrumente, opţiunea Activităţi programate din partea de sus a aplicaţiei. În ecranul care se deschide, în partea din stânga avem o listă denumită Activităţi programate şi selectăm opţiunea Programări. Adăugăm o nouă programare cu următoarele elemente:
• Denumire: Solduri client restante;
• Tip programare: Periodic;
• Frecvenţa calendaristică: Survine săptămânal Marţi (aici se pot face setări specifice în funcţie de frecvenţa dorită de utilizator);
• Frecvenţa zilnică: La ora 11:00 (aici se pot face setări personalizate);
• Durata: începând la data 05.09.2025, fără dată limită (aici se stabileşte data de la care va rula acest task automatizat). În exemplul curent considerăm că nu există o dată limită de oprire a acestei programări.

Ca rezultat, după ce salvăm această programare, o putem vizualiza în lista generală de programări, ca în imaginea de mai jos.

• Urmează să precizăm faptul că această programare (în fiecare marţi, la ora 11.00), va fi folosită pentru a trimite un raport referitor la soldurile scadente ale clienţilor, către anumite adrese. Astfel, în partea din stânga a ecranului, ne poziţionăm pe opţiunea Trimitere rapoarte şi adăugăm o nouă activitate cu următoarele caracteristici:
• Denumire: Trimitere Solduri client restante;
• Programare: selectăm din listă S olduri client restante, adică programarea pe care am definit-o anterior (marţi, ora 11.00);
• Societate: societatea pentru care programăm această activitate de trimite automată a raportului;
• Activ: bifăm sarcina ca fiind activă în sistem

În mod similar, completăm una sau mai multe adrese de email pentru care acţionăm butonul Adaug, astfel încât ele să fie înregistrată în lista de destinatari, conform imaginii de mai jos.

Ca rezultat, activitatea pe care am definit-o va apărea în lista de activităţi programate şi ea se va executa automat în fiecare marţi, la ora 11.00, prin generarea raportului referitor la soldurile client restante. Pentru a testa activitatea, putem acţiona butonul Rulează acum din partea de jos a ecranului.

În funcţie de situaţia la moment, se va genera raportul Facturi client scadente şi va fi trimis la adresele menţionate anterior în rubrica Adrese e-mail. În exemplul nostru concret, rezultatul primit pe mail va fi similar cu cel din imaginea următoare.

Varianta 3 - Trimitere automată raport la manifestarea unui factor

O altă variantă de automatizare a trimiterii de rapoarte presupune următoarele etape generale:

• Definirea unei avertizări la nivel de modul (de exemplu, modulul B.I./Urmărire parteneri/Urmărire clienţi);
• Programarea intervalului de timp la care este emisă respectiva avertizare.

Pentru a defini avertizarea, accesăm modulul B.I./Urmărire parteneri/Urmărire clienţi, iar din partea dreaptă a ecranului selectăm zona Avertizări. Sistemul NexusERP va expanda această fereastră si acţionăm butonul Adaug pentru a defini o nouă avertizare.

În figura de mai jos, datele relevante pentru configurarea avertizării se vor completa astfel:

• Titlu: Avertizare Fisa Client (este numele avertizării);
• Mod de avertizare: E-Mail;
• Functie: Functie trimitere rapoarte (facem precizarea că această funcţie trebuie definită în prealabil în modulul Nomenclatoare si unelte/Instrumente/Functii customizate de către un programator Nexus sau un utilizator experimentat.
• Raport ataşat: Fişa client (este raportul care se va genera şi se va trimite automatizat la intervale periodice de timp);
• Destinatari : Recomandarea este să bifăm Terţ din document*, deoarece vor fi preluate datele aferente respectivului client (email, număr telefon etc.) pentru a seta adresa de destinaţie în funcţie de canalul de comunicare selectat.
• Declanşare avertizare: Conform frecvenţei stabilite la ACTIVITATI PROGRAMATE (urmează să stabilim ulterior această frecvenţă).
• De asemenea, bifăm opţiunile Inregistrare în modul avertizări şi Activă. Astfel, facem activă această avertizare si ea va putea fi programată la anumite intervale de timp.

Pentru a programa intervalul de timp la care este emisă avertizarea definită anterior, accesăm meniul Instrumente/Activitati programate, iar in partea din stânga dăm click pe opţiunea Programări. Acţionăm butonul Adaug şi completăm datele necesare pentru setarea acestei programări, ca în figura de mai jos.

• Denumire: Programare avertizare clienti;
• Tip programare: Periodic;
• Frecvenţa calendaristică: Lunar, în ziua de 1 a fiecărei luni;
• Frecvenţa zilnică: Ora 10:00.

Acţionăm butonul Salvez şi noua programare apare în lista de programări.

Urmează să activăm această programare şi să o „conectăm” cu avertizarea pe care am definit-o anterior. Conform imaginii de mai jos, accesăm din partea stângă opţiunea Avertizări şi adăugăm o nouă avertizare în lista de activităţi programate, completând următoarele informaţii:

• Denumire: Avertizare Clienti;
• Programare: Programare avertizare clienti (este programarea pe care am definit-o anterior);
• Societate: Completăm societatea pentru care setăm această avertizare;
• Activ: se bifează;
• În tab-ul Avertizări selectăm din lista disponibilă Avertizare Fisa Client şi apoi apăsăm butonul Adaug pentru a fi adăugată în listă.

După ce acţionăm butonul OK, avertizarea apare înregistrată în lista de avertizări programate, conform imaginii de mai jos.

Pentru a testa dacă funcţionează, putem acţiona butonul Ruleaza acum, după care verificăm mailul aferent pentru a vedea rezultatul, conform figurii următoare.

Ca o remarcă de final, trebuie să precizăm faptul că pot apărea situaţii în care anumite mesaje de tip e-mail nu pot fi transmise. Poate fi vorba, de exemplu, despre încercarea de a trimite e-mail la o adresă invalidă sau despre indisponibilitatea temporară a serverului de email al destinatarului. Pentru a vedea care sunt mesajele care nu au fost trimise, accesăm modulul Nomenclatoare si unelte/Instrumente/Mesaje e-mail şi în felul acesta putem vedea detaliile necesare. Ulterior, în funcţie de tipul de eroare, putem lua decizia de a corecta adresa destinatarului sau putem reîncerca trimiterea mesajului.