Preluare linii din facturi clienți
Context economic și operațional
Eficiența operațională, reducerea costurilor și optimizarea timpului de lucru, în special în domeniile logistice și de gestiune a bunurilor sunt elemente esențiale pentru o companie. Gestionarea manuală a intrărilor în custodie, bazată pe preluarea individuală a liniilor din facturile clienților, reprezenta un proces laborios, consumator de resurse și susceptibil la erori umane. Pentru a răspunde acestor provocări, a fost dezvoltat un asistent care permite preluarea automată a liniilor din facturile de clienți direct în P.V. intrări în custodie.
Despre asistentul de adăugare din facturi clienți
Asistentul integrat identifică facturile emise către clienți și permite selectarea rapidă a liniilor relevante pentru intrarea în custodie. Prin intermediul acestuia, utilizatorul nu mai trebuie să transcrie manual fiecare informație, deoarece sistemul preia automat informațiile esențiale, asigurând corectitudinea datelor. Asistentul afișează într-o interfață intuitivă facturile disponibile în sesiunea curentă pentru clientul selectat, împreună cu liniile aferente fiecărei facturi, și permite transferul direct al acestor informații în documentul P.V. intrare în custodie, fără intervenție manuală suplimentară.
Utilizarea asistentului
Pentru a utiliza această funcționalitate, utilizatorul trebuie, mai întâi, să deschidă modulul P.V. intrări în custodie, să adauge un nou document pe clientul și gestiunea dorită, iar apoi să apeleze butonul Adaug -> Din facturi clienți.
Odată accesat, asistentul se deschide într-o fereastră dedicată, structurată pe două zone principale. În partea superioară a ferestrei se regăsește zona de prefiltre, unde pot fi setate criterii precum perioada de interes, clientul vizat și gestiunea corespunzătoare. Aceste filtre restrâng volumul de date, permițând afișarea doar a facturilor relevante pentru operațiunea curentă.
Partea inferioară este împărțită la rândul ei în două secțiuni complementare. Primul grid afișează lista facturilor identificate conform filtrelor aplicate, fiecare document fiind prezentat cu elementele sale esențiale — Număr, Dată și Valoare. Selectarea unei facturi din această listă determină încărcarea automată, în al doilea grid, a detaliilor corespunzătoare acesteia. În acest al doilea grid, utilizatorul regăsește liniile facturii, respectiv produsele facturate împreună cu cantitățile aferente. Din această zonă, articolele care urmează a fi transferate în P.V. de intrare în custodie pot fi selectate fie prin bifare, fie prin completarea explicită a cantității necesare pentru fiecare articol în parte.
După ce liniile dorite sunt selectate, utilizatorul poate apăsa Salvez (F12), iar sistemul adaugă automat articolele în documentul P.V. intrări în custodie. Rezultatul acestui proces poate fi observat în imaginea următoare. Astfel, se elimină posibilitatea apariției discrepanțelor între informațiile din factură și cele din documentul de intrare în custodie.
Concluzie
Prin urmare, asistentul de preluare a liniilor din facturi simplifică semnificativ procesul de completare a documentelor P.V. de intrare în custodie, oferind utilizatorilor o modalitate rapidă, intuitivă și sigură de a selecta informațiile necesare, cu un efort minim și cu o acuratețe sporită. În plus, această funcționalitate contribuie direct la reducerea costurilor asociate cu erorile de introducere manuală și la optimizarea timpului de procesare, consolidând astfel eficiența operațională și sprijinind o gestionare logistică mai clară și mai bine controlată.