Configurarea și adăugarea unei avertizări în modul

O avertizare este un mecanism de atenționare configurat în cadrul modulelor aplicației, care are rolul de a informa utilizatorii asupra unor situații specifice sau potențial problematice, direct în momentul în care acestea apar. Practic, avertizarea funcționează ca un mesaj de control preventiv, ajutând utilizatorii să ia decizii corecte și să evite erori înainte de a finaliza o operațiune.

Modalități de adăugare a avertizărilor

Avertizările pot fi configurate în modulele care permit lucrul cu acestea, cu condiția ca utilizatorul să aibă bifat dreptul „ Adăugare constructori avertizări”. Odată îndeplinite aceste condiții, în partea dreaptă a modulului se accesează butonul Avertizări, apoi se selectează opțiunea corespunzătoare pentru adăugarea unei avertizări.

Există trei modalități prin care se poate adăuga o avertizare:

1. Adaug – permite crearea unei avertizări noi pe baza unei funcții customizate existente, de regulă personalizată.

2. Adaug din modele predefinite – permite selectarea unei funcții din lista de modele puse la dispoziție de Nexus. Aceste modele sunt configurate pentru situații comune sau de interes general și simplifică procesul de configurare.

3. Adaug prin copiere din... – oferă posibilitatea de a crea rapid o avertizare pornind de la setările unei avertizări existente. Setările sunt preluate și pot fi ajustate ulterior pentru a se potrivi contextului specific.

Configurarea detaliată a unei avertizări

Indiferent de modul de adăugare ales (Adaug, Adaug din modele predefinite sau Adaug prin copiere din), fereastra de configurare a avertizării este aceeași și permite setarea tuturor parametrilor necesari pentru funcționarea corectă a acesteia. Setările principale sunt următoarele:

1. Titlu

Se specifică un titlu sugestiv al avertizării, care să reflecte clar scopul sau contextul acesteia.

2. Mesaj

Textul mesajului care va fi afișat utilizatorului. Acesta trebuie să fie concis, clar și să descrie exact situația care declanșează avertizarea.

3. Funcție

În funcție de modul de adăugare:

• Adaug – funcția trebuie creată anterior în modulul Funcții customizate cu tip Generare avertizări pentru a putea fi selectată în acest pas.
• Adaug din modele predefinite – se afișează doar funcțiile predefinite specifice modulului ales.
  Important: Funcția este adăugată automat în modulul Funcții customizate la salvarea avertizării, dar poate fi modificată ulterior dacă este necesar.
• Adaug prin copiere din... – funcția se preia automat de la avertizarea existentă utilizată ca model.

4. Raport atașat

Opțional, doar pentru avertizările transmise prin E-mail sau WhatsApp, se poate atașa un raport, care va fi trimis împreună cu mesajul avertizării. Se selectează din lista de rapoarte disponibile pentru modulul curent.

5. Destinatari

Se selectează utilizatorii cărora li se adresează avertizarea, dintr-o listă afișată într-un grid. Există posibilitatea de a selecta toți utilizatorii configurați în Nexus.

6. Mod de avertizare

Permite selectarea unuia sau mai multor canale de notificare:

• E-mail
• Mesagerie internă Nexus
• SMS
• WhatsApp
• Afișare fereastră pe ecran

7. Declanșare avertizare

Determină momentul în care avertizarea va fi activată:

• La deschiderea modulului
• La validarea documentului
• La modificarea documentului
• Conform frecvenței stabilite pentru activități programate (indisponibil pentru avertizarea de tip „Afișare fereastră pe ecran”) - avertizarea se declanșează în momentul executării activității programate corespunzătoare (creată din Activități programate). Pentru acest tip de declanșare se poate defini un interval minim de repetare a mesajelor deja trimise.

8. Opțiuni suplimentare

• Cumulare mesaje avertizare - toate mesajele generate de aceeași avertizare pot fi grupate într-un singur mesaj, evitând trimiterea repetată a fiecărei notificări individuale.
• Înregistrare în modul avertizări – mesajele declanșate pot fi păstrate în istoricul modulului.
• Ștergere avertizare la citire (activ doar dacă s-a bifat "Înregistrare în modul avertizări") – permite ștergerea avertizării după ce aceasta a fost vizualizată de utilizator.
• Activă – marchează avertizarea ca fiind validă și permite declanșarea acesteia conform setărilor alese.

Gestionarea ulterioară a avertizărilor

Odată adăugate și configurate, avertizările sunt afișate în lista de avertizări a modulului curent și pot fi modificate sau actualizate pentru a reflecta schimbările în procesele organizației sau actualizările în regulile de business.

Lista de avertizări configurate

În modul, accesând pagina Avertizări prin click pe butonul Avertizări, utilizatorii pot vizualiza atât avertizările proprii, cât și pe cele ale altor utilizatori, dacă au dreptul „ Vizualizare avertizări ale altor utilizatori”.

Totodată, avertizările sunt afișate vizual distinct:

• cele active sunt afișate cu font normal,

• cele inactive sunt afișate cu font gri, pentru a indica starea lor inactivă.

Această prezentare permite identificarea rapidă a stării fiecărei avertizări și facilitează gestionarea lor.

Din această listă, fiecare avertizare poate fi selectată pentru editare sau ștergere.

Modificarea parametrilor unei avertizări

Selectând o avertizare din lista modulului, se deschide aceeași fereastră de configurare utilizată la adăugare, unde se pot modifica aceleași opțiuni: titlu, mesaj, destinatari, canale de notificare, tipul de declanșare și opțiuni suplimentare.

Actualizarea funcției customizate asociate

Dacă este necesar să se schimbe logica avertizării, funcția customizată poate fi modificată direct în modulul Funcții customizate. Odată actualizată funcția, avertizarea va folosi automat noua logică, fără a fi nevoie de recrearea avertizării.

Dezactivare temporară

Dacă o avertizare nu mai este necesară pentru o perioadă, aceasta poate fi setată ca inactivă, astfel încât să nu fie declanșată, păstrând în același timp configurările pentru utilizări viitoare.

Astfel, utilizatorii pot gestiona și actualiza avertizările rapid, menținând notificările relevante și adaptate schimbărilor din modul.

Avertizarea în practică – concluzie

Imaginea de mai jos ilustrează un mesaj de avertizare configurat cu modul de declanșare Afișare fereastră pe ecran, la deschiderea modulului Facturi furnizori.

Prin urmare, avertizările configurate și gestionate corespunzător ajută la prevenirea erorilor, menținerea fluxurilor de lucru și informarea rapidă a utilizatorilor.