Configurare modele facturi clienți

Modelele de facturi clienți sunt configurate de către departamentele de management sau contabilitate, având ca obiectiv standardizarea și eficientizarea procesului de facturare. Aceste șabloane includ date predefinite referitoare la client, produse, condiții comerciale și particularități fiscale, fiind concepute pentru a asigura conformitatea cu reglementările legale și cu politicile interne ale organizației.

 

Din perspectiva agentului de vânzări, aceste modele constituie un instrument operațional de mare utilitate. În momentul emiterii unei facturi, agentul selectează modelul adecvat, iar sistemul completează automat câmpurile prestabilite, ceea ce permite generarea rapidă și corectă a documentului, fără a fi necesară intervenția detaliată asupra datelor contabile.

 

Prin această structură de lucru, modelele de facturi clienți facilitează o interacțiune eficientă între departamente, asigurând coerența informațiilor, reducerea timpului de procesare și diminuarea riscului de erori, elemente esențiale pentru un flux de vânzări profesionist și riguros.

 

Creare model factură clienți

 

Se accesează Iesiri -> modulul Iesiri -> Facturi clienti.

Din partea dreapta se apasă butonul Opțiuni.

 

 

În fereastra deschisă în câmpul Modele se apasă butonul Deschide.

 

 

În pagina deschisă se apasă butonul Adaug din bara de sus.

 

 

În fereastra deschisă în secțiunea Valori implicite se configurează câmpurile care stabilesc valorile predefinite ce vor fi aplicate automat la emiterea unei facturi clienți. Se completează:

• Denumire – se trece numele modelului de factură (ex. Factura_ agent_ 1), utilizat pentru identificarea rapidă a șablonului;

• Tip document – se alege tipul documentului din lista predefinită (ex. Factura interna);

• Carnet – se alege carnetul utilizat pentru modelul de față al facturii (ex. ggggg);

• Gestiune – se alege gestiunea din care se descarcă stocul (ex. Sediu);

• Cont – Contul contabil implicit pentru înregistrarea facturii (ex. 4111 – Clienți);

• Deviz – predefinit, în cazul de față pentru factura interna este utilizat devizul Leu românesc;

• Carnet aviz – se alege carnetul pentru avizele de însoțire marfă asociate facturii;

• Carnet certificat calitate – se alege carnetul pentru certificatele de calitate emise împreună cu factura, dacă este cazul;

• Factura cu taxare inversă – bifă pentru aplicarea regimului de taxare inversă conform legislației fiscale;

• TVA la încasare – bifă pentru activarea regimului de TVA la încasare;

• Încasată cu BF – bifă utilizată dacă factura este încasată prin bon fiscal;

• Ieșiri stoc trimis în custodie – bifă pentru marcarea ieșirii stocurilor livrate în custodie;

• Schema penalizare – permite selectarea unei scheme implicite de penalizări pentru întârzieri la plată;

• Conturi produse permise – se selectează din lista predefinită contul contabil pentru înregistrarea produselor (ex. 345 – Produse finite);

• Tip termen încasare – se selectează din listă tipul termenului de plată, respectiv:
• Termen de încasare partener - utilizează termenul de plată principal definit în fișa partenerului (clientului). Este termenul standard, folosit în mod obișnuit pentru calculul scadenței facturii.
• Termen de încasare secundar partener - preia termenul secundar de plată, dacă în fișa partenerului (clientului) există o a doua regulă de scadență. Această opțiune este utilă pentru clienții care au condiții speciale de plată;
• Termen de încasare 0 - setează scadența la data emiterii facturii, ceea ce înseamnă că plata este exigibilă imediat (fără zile de grație). Această variantă este utilizată, de regulă, pentru plăți cash sau situații în care se dorește încasare pe loc.

 

În cazul de față se selectează Termen de încasare partener.

 

• Moduri de plată permise – se poate completa cu modalități de plată acceptate (ex. Numerar, Card bancar, Transfer bancar);

• Mod de plată – modalitatea principală de plată implicită la emiterea facturii;

• Operațiuni neimpozabile – bifă pentru situațiile în care tranzacția este scutită de TVA;

• Observații – zonă liberă pentru note suplimentare sau instrucțiuni interne.

 

 

În secțiunea Optiuni există un set amplu de câmpuri ce permit configurarea detaliată a modului în care se generează și se completează facturile clienților. Se completează:

• Formular factură - se selectează șablonul de tipărire pentru factură (ex. Raport implicit);

• Fereastră editare - stabilește modul de vizualizare/editare a documentului:
• Fereastra detaliată - afișează toate câmpurile și setările disponibile în formularul de factură. Utilizată atunci când este necesară completarea avansată a informațiilor, inclusiv configurări complexe (discounturi multiple, setări contabile, diverse taxe etc.);
• Fereastra simplificată pentru facturi în lei - oferă o interfață mai compactă și mai ușor de utilizat pentru facturile emise în moneda națională. Utilizată pentru facturare rapidă în lei, cu minim de câmpuri obligatorii, ideală pentru agenții de vânzări sau utilizatorii care operează volume mari de documente standard;
• Fereastra simplificată pentru facturi în devize - similară versiunii simplificate, dar adaptată pentru facturi emise în valută (ex. EUR, USD). Utilizată în cazul tranzacțiilor internaționale, unde este necesară gestionarea rapidă a cursului valutar și a informațiilor specifice devizelor.

 

În cazul de față se selectează Fereastra detaliată.

 

• Utilizatori - definește utilizatorii care pot utiliza acest model de factură (ex. anamaria);

• Adaug – Din avize - preia date din avize de însoțire marfă;

• Adaug – Din comandă - permite facturarea pe baza comenzilor de client existente;

• Adaug – Storno factură - creează facturi de corecție (storno);

• Adaug – Discount pe articol - aplică discount individual pe fiecare articol;

• Adaug – Discount pe document - aplică un discount general la întreaga factură;

• Adaug – Din NTC - importă articole din Note de Transfer între conturi;

• Adaug – Din factură client - preia informații din facturi deja emise aceluiași client;

• Adaug – Din factură furnizor - permite asocierea articolelor din facturile de achiziție;

• Adaug – Din stoc - selectează produse direct din stocul disponibil;

• Adaug – Din bonuri fiscale - adaugă vânzări efectuate cu bon fiscal;

• Adaug – Din bonuri fiscale cu contract client - opțiune suplimentară pentru includerea bonurilor fiscale ce rezultă din tranzacții cu acei clienți ce au deja un contract încheiat (categorie specială);

• Adaug – Storno bonuri fiscale - generează document de corecție pentru bonurile fiscale;

• Adaug – Din contract P.S. - preia date din contractele de prestări servicii;

• Adaug – Penalizare - adaugă penalizări pentru întârzieri la plată;

• Adaug – Din bonuri predare productie - importă date din bonuri de predare din producție;

• Adaug – Din comenzi AutoPlus - integrează comenzi din modulul AutoPlus (specific domeniului auto);

• Adaug – Calculează și adaug transport - adaugă calcule suplimentare legate de transport (taxe/ajustări);

• Adaug – Import fișier – Marfă cu ridicata - permite importul articolelor de marfă cu ridicata din fișiere externe;

• Adaug – Import fișier – Marfă cu amanuntul - permite importul articolelor de marfă cu amanuntul din fișiere externe;

• Adaug – Ambalaj: permite adăugarea de ambalaje;

• Adaug – Din comanda WMS - preia informații din comenzile sistemului WMS (Warehouse Management System);

• Adaug – Produse din avize - include produse selectate din avize existente;

• Adaug – Factura corecție - creează facturi de corecție pentru documente anterioare;

• Adaug – Repartizare discount pe articole - aplică și repartizează discounturi multiple pe articole sau documente.

 

La final se apasă butonul Salvez.

 

 

Adăugare factură din back office conform modelului

Pentru a adăuga o factură pe modelul stabilit anterior, utilizatorul setat trebuie să fie logat în program.

Se accesează Iesiri -> modulul Iesiri -> Facturi clienti -> din bara de sus se apasă butonul Adaug -> Factura_agent_1.

 

 

În această fereastră se poate observa că documentul de factură generat pe baza modelului configurat anterior integrează automat toate informațiile prestabilite în etapele de configurare, asigurând astfel coerența și acuratețea datelor introduse.

Această configurare automată permite ca agentul de vânzare să apese direct butonul Adaug din bara de sus pentru a adăuga în mod direct articolele.

 

 

Adăugare factură din aplicații modele

Se accesează aplicația mobilă Nexus Phone Apps și se accesează meniul Facturare.

 

 

În fereastra deschisă se apasă pe butonul de căutare și se caută numele clientului, în acest caz NEXUS MEDIA SEFICE SRL.

 

 

În fereastra deschisă se apasă câmpul Adaug factură.

 

 

În fereastra deschisă se selectează modelul comenzii configurat în program, în acest caz TEST_FACTURA_ADELINA_.

 

 

În fereastra deschisă se apasă câmpul Adaugă produs.

 

 

În fereastra deschisă se apsă pe butonul Caut și selectează produsul dorit din listă, în cazul de față Anvelope 205/55/ R16 Winter. Dacă se doresc mai multe produse se apasă pe semnul “+”, apoi se apasă se bifă.

 

 

La final se apasă pe butonul de bifă pentru validare.

 

 

Se deschide o fereastră de confirmare și se apasă butonul Da.

 

 

Se deschide o fereastră ce conține factura.

 

 

În următoarea imagine se observă în backoffice factura înregistrată în aplicația mobila utilizând modelul configurat anterior.

 

 

Configurarea modelelor de facturi clienți reprezintă un mecanism esențial pentru standardizarea și optimizarea procesului de facturare. Prin definirea prealabilă a parametrilor operaționali și contabili (precum gestiunea, conturile implicate, termenele de încasare și opțiunile de prelucrare) se garantează coerența documentelor emise și conformitatea cu reglementările fiscale în vigoare.