Procedura operare încasare greșită Easy Retail

Procedura privind operarea unei încasări greșite în aplicația Easy Retail are scopul de a corecta tranzacțiile eronate înregistrate în sistemul de vânzare și de a restabili concordanța între evidențele contabile și cele de gestiune.

În cazul de față se va exemplifica o situație de eroare operațională la emiterea bonului fiscal, generată de alegerea greșită a metodei de plată în cadrul sistemului Easy Retail. Mai precis, operatorul a selectat opțiunea de plată cu cardul, în locul modalității corecte de plată în numerar, solicitate de client.

Emitere bon fiscal cu plată - card

Se accesează Easy Retail, se selectează produsul (ex. Gaming Laptop – ASUS ROG Zephyrus G14 Procesor) și se apasă butonul de plată de partea dreapta.

În fereastra deschisă se apasă butonul Închide rapid cu CARD.

Se emite un BON FISCAL ce deține, în cazul de față, ID-ul nr. 14.

Modificare plată

Pentru a modifica metoda de plată există 2 variante:

1. Modificare bon în back office

Pentru a modifica tipul de plată (din plata cu card în plata cu cash) se accesează: Nexus -> Ieșiri -> modulul Retail -> Bonuri fiscale -> se selectează documentul (ex. Bonul fiscal nr. 3/10.11.2025) și se apasă butonul Deschid din bara de sus (sau dublu click pe el).

În fereastra deschisă se apasă butonul Devalidez din bara de sus, apoi butonul Da din fereastra deschisă.

Se accesează tab-ul Plati și se constată înregistrarea plății cu cardul, se va apăsa butonul Sterg din bara de sus.

Se apasă butonul Da în fereastra deschisă.

Următorul pas este de a schimba modalitatea de plată în numerar. Astfel, se apasă butonul Adaug -> Adaug din bara de sus.

Programul va înregistra implicit plata în numerar pentru bonul cu ID-ul nr 14, în cazul de față. În bara de jos se poate constata ID-ul bonului fiscal.

Se apasă butonul Salvez.

Se apasă butonul Validez din bara de sus.

În cadrul acestei variante de schimbare a metodei de plată ultimul pas constă în întocmirea unui Proces verbal.

PROCES-VERBAL DE SCHIMBARE TIP ÎNCASARE

Nr. __ / Data: _/___/_____

Părțile implicate

Încheiat astăzi, _/_/ _, între:

• Unitatea: .......................................................................................

• Cod fiscal: ......................................................................................

• Locul operării: ......................................................................................

• Persoana responsabilă (operator): ......................................................................................

• Funcția: ......................................................................................

Obiectul procesului-verbal

Prezentul proces-verbal are ca obiect corectarea tipului de încasare aferent unei tranzacții efectuate eronat în sistemul de vânzare Easy Retail / Nexus ERP.

Eroarea a constat în selectarea incorectă a metodei de plată, după cum urmează:

• Bon fiscal nr.: ......................................................

• Data emiterii: ......................................................

• Valoarea totală: ............................ lei

• Modalitatea de plată selectată eronat: ......................................................

• Modalitatea corectă de plată: ......................................................

Descrierea situației

La data de _/_/ _, operatorul a emis bonul fiscal menționat mai sus, selectând în mod eronat opțiunea [plată prin card] în locul [plată în numerar] (sau invers).

În urma verificării jurnalului zilnic de încasări și a solicitării clientului s-a constatat eroarea și s-a dispus modificarea în sistemul Nexus ERP cu metoda de plată corespunzatoare, astfel, diferențele dintre sumele în numerar și cele încasate cu cardul sunt explicate.

Semnătura

Notă:

Prezentul proces-verbal face parte integrantă din documentele justificative aferente zilei de lucru _/_/ _ și va fi arhivat împreună cu raportul de încasări zilnic.

2. Retur bon fiscal

Înregistrare client în baza de date pentru care se realizează retur-ul bonului fiscal. Astfel, în aplicația Easy Retail se apasă iconița cu persoane din partea dreapta.

În fereastra deschisă, în bara de căutare se scrie numele clientului (ex. AdelinaS) și se apasă butonul Caută denumire.

În bara de jos se apasă butonul Adăuga un client nou, persoană fizică cu numele AdelinaS, în cazul de față.

În fereastra deschisă se completează adresa clientului și se apasă butonul Salvează.

În aplicație se apasă butonul cu iconița calculator și se selectează opțiunea Retur bon.

În fereastra deschi se completează ID-ul bonului fiscal (ex. 14) și se apasă butonul Caută bon pentru retur.

Se selectează bonul fiscal aferent și se apasă butonul Returnează toate produsele de pe bon.

În fereastra deschisă se apasă butonul Da.

În continuare se va realiza factura de retur. Astfel, se apasă iconița cu cardurile și în fereastra deschisă se apasă butonul Da.

Se vor genera următoarele documente:

• dispoziție de plată către casierie - un document contabil intern emis pentru plata unei sume în numerar din contul de casă (cont 5311) către o persoană fizică sau juridică.

• Factura storno (factură cu semnul minus), emisă pentru anularea sau corectarea unei vânzări anterioare

După stornare, se reia procesul de vânzare:

• se emit din nou produsele pe bon;

• se selectează corect metoda de plată (ex: numerar);

• se încasează suma efectivă de la client;

• se emite un nou bon fiscal (cu plată corectă).

În cazul de față s-a generat bonul fiscal cu ID 21.

Raportul X din casa de marcat este un raport informativ, nefinal, care afișează situația vânzărilor din ziua curentă până în acel moment, fără a închide ziua fiscală. În aplicația Easy Retail se apasă iconița cu setări și există posibilitatea de a genera raportul X, cât și Z.

În cazul de față, Raportul X emis la data de 10.11.2025, ora 12:27:59, confirmă efectuarea corecturii în aceeași zi, prin retragerea sumei de 4.840 lei din numerar și actualizarea soldului casei la valoarea reală existentă în sertar.

Operațiunea de modificare a plății (din card în numerar) a fost complet și corect înregistrată în aceeași zi fiscală, iar Raportul Z o validează oficial.

În urma constatării erorii de operare la emiterea bonului fiscal, constând în selectarea eronată a modalității de plată (card în loc de numerar sau invers), s-a procedat la corectarea operațiunii prin una dintre cele două modalități disponibile în sistemul Nexus:

• din modulul Back Office, prin modificare metodei de încasare de pe document și proces-verbal de modificare încasare.

• direct din aplicația Easy Retail, prin emiterea unui bon fiscal de stornare și reînregistrarea vânzării cu metoda de plată corectă.

Indiferent de varianta utilizată, vânzarea a fost reînregistrată corect, în conformitate cu metoda reală de încasare și prevederile legale privind aparatele de marcat electronice fiscale.