Utilizare urmărire clienți
Modulul Urmărire clienți reunește toate informațiile cu privire la soldurile clienților, facturile de încasat (în lei și în devize), soldurile anului anterior, rulajele anului curent, rulajele lunii curente etc.
Un mare avantaj pe care îl descoperim în acest modul este posibilitate de emitere în bloc a fișelor de cont pentru toți clienții sau doar pentru clienții care au sold și trimiterea acestora pentru fiecare în parte direct pe email fără a mai fi necesară printarea lor, scanarea și expedierea prin încarcarea individuală în emailuri.
Fereastra Urmărire clienți se află în modulul BI-> Urmărire parteneri.
Implicit, modulul afișează toți clienții, soldul sfarșitului de an precedent, vânzările și încasările anului curent, vânzările și încasările lunii curente și soldul final.
În mod special pentru cei care au un volum foarte mare de clienți, fereastra are o serie de filtre, prefiltrări și opțiuni de afișare:
- ordonare pe coloană: ordonarea alfabetică pentru câmpurile de tip text, ascendentă sau descendentă pentru câmpurile numerice;
- filtrare,selectând anumite câmpuri din coloană, utilizând cheița de pe fiecare coloană;
- definirea unei condiții pe coloană astfel încât programul va returna partenerii care pe coloana respectivă îndeplinesc condițiile setate (ex: partenerii a căror nume începe cu litera "I")
Trebuie menționat că aceste setări se resetează la închiderea modulului. Un avantaj este că aceste filtre și condiții pot fi aplicate pentru mai multe coloane în același timp.
Raportul rapid pe care îl putem afișa din meniul de sus va ține cont de filtrele mai sus definite.
Mai avem un set de opțiuni, de această dată opțiuni care se vor păstra la redeschiderea modulului.
În partea dreaptă în meniul vertical: Prefitrare, Opțiuni și Grupări.
- Prefiltrarea permite selectarea si afișarea doar a clienților conform filtrelor selectate. Câmpurile de prefiltrare sunt:
- Clasificare: câmp disponibil pentru definire pe documente;
- Agent: se referă la persoana definită pe document în câmpul agent;
- Grup de firme: unde este cazul și dacă pe societatea curentă s-a definit un grup de firme cu setările specifice;
- Zona comercială: unde și dacă s-a definit acest câmp pe documente. Se pot afișa de exemplu doar clienții din regiunea Moldova;
- Atribut persoană fizică/juridică: dacă se dorește diferențierea între persoanele fizice și juridice.
Fereastra opțiuni ne permite definirea:
- conturilor de parteneri pe care dorim să îi vizualizăm în modul;
- locației de unde va prelua soldurile. Luăm aici în considerare și posibilitatea unor informații greșite în balanță sau în program, în curs de soluționare. Avem posibilitatea așadar să selectăm de unde va prelua programul valorile (ex: va afișa informațiile: sold inițial balanță de verificare + documentele anului în curs; balanța de verificare - punem aici în calcul notele contabile manuale pe care nu le regăsim în documente; doar facturi și încasări - ignorând în acest caz soldurile initiale).
Fereastra de Grupări în meniul din partea dreaptă permite gruparea informațiilor după criterii precum Agent, Atribut plătitor de TVA, Clasificare, Grup de firme, Zona comercială, etc. Această grupare va rămâne valabilă pentru fiecare dată când se va deschide acest modul, putând fi modificată oricând.
Poziționându-ne pe un client, cu click dreapta deschidem o fereastră din care putem selecta o serie de rapoarte aferente respectivului partener.
Pentru fiecare raport vom găsi o serie de opțiuni pentru vizualiarea datelor precum:
- Nr luni urmărire (indicăm aici din câte luni în urmă să aducă programul informațiile din respectivul raport )
- Încasate + neîncasate;
- Includ detalii partener;
- Orientare pagină;
- Dimensiune pagină; etc.
Și filtre (în tab-ul doi al ferestrei) pentru selecția informațiilor conform anumitor atribute precum:
- Agent;
- Judet;
- Clasificare;
- Zona comercială; etc.
O acțiune extrem de interesanta și de utilă se apelează cu butonul Tipărire în bloc din meniul de sus.
Această operațiune oferă posibilitatea de a genera o serie de rapoarte în bloc cu posibilitatea de tipărire, salvare și trimitere pe email către fiecare client în parte în mod automat și concomitent.
Așadar, în fereastra care se deschide avem o zonă de triaj a informațiilor precum:
- Clasificarea (unde este cazul și dacă a fost utilizat câmpul Clasificare în cadrul facturilor );
- Agentul;
- Tip raport (selectăm aici raportul care dorim să fie generat în bloc):
- Facturi de încasat;
- Fișa client;
- Fișa client în devize;
- Extras de cont;
- Notificare.
A doua zona definește operațiile care dorim să fie executate:
- Tipărirea la imprimantă (va trebui să alegem imprimanta);
- Salvare pe disc (cu menționarea locației);
- Se trimit prin Email (doar dacă avem definite adresele de email pe clienți și implicit și setările emailului expeditorului ).
La apelarea butonului Selecție facturi în partea de jos vor fi afișați toti clienții care îndeplinesc criteriile de mai sus definite. Avem posibilitatea să îi selectăm pe toți sau doar parțial.
La apelarea butonului Prelucrează se execută operațiunile definite de tipărire, salvare și/sau trimitere prin email.
Tot în acest modul regăsim un asistent care ne permite mutarea istoricului unui agent pe un alt agent.
Selectăm în fereastra care se deschide cei 2 agenți între care dorim să facem transferul, clientul pe care dorim să îl transferăm către noul agent, perioada pe care dorim să o transferăm, urmând să selectăm documentele la care oferim acces.
Tot în fereastra principală a acestui modul, în partea de jos avem o serie de informații afișate pentru fiecare client în parte. Opțiunile modulului ne permit adăugarea unor noi linii și coloane pentru vizualizarea rapidă.
Apelând iconița din susul paginii, avem opțiunea de a adăuga în fereastra principală coloane sau linii, selectând din fereastra care se deschide informațiile dorite și apelând butonul Adaug..
