Sistem obligatoriu de facturare electronica e-Factura ANAF

Sistemul RO e-Factura a devenit functional începând de joi, 11 noiembrie 2021.

Menționăm că, după o perioadă de acomodare cu lucru în platforma Ro e-Factura, aceasta va deveni obligatorie pentru toate achizițiile publice realizate în România. De asemenea, Ro e-Facturare va deveni instrumentul exclusiv pentru facturare începând, cel mai probabil, din 2023.

Digitalizarea este un fenomen cu evoluție foarte rapidă și impact semnificativ pentru mediul de afaceri atât în relația cu partenerii cât și în relația cu instituțiile publice.

Ordonanța prevede ca "Sistemul național privind factura electronică RO e-Factura reprezintă ansamblul de principii, reguli și aplicații informatice, având drept scop primirea facturii electronice de la emitent cu respectarea structurii facturii electronice (...), stocarea prin mijloace electronice a facturilor și transmiterea către destinatar".

Indiferent de domeniul de activitate, primirea și înregistrarea în sistemele de contabilitate a facturilor de furnizor presupune alocarea de resurse semnificative, atât de personal, cât și hardware.

Cel puțin contabilii și gestionarii și-au dorit mereu o “baghetă magica” prin care să fie posibilă transmisia și recepția în timp real a datelor în programul de contabilitate pentru aceste documente repetitive.

Bineînțeles că există sistemele de tip EDI, dar sunt costisitoare și accesibile în special firmelor mari. Condițiile sunt stricte și fiecare sistem EDI are propriile reguli.

Mai există și soluții de scanare, de fotografiere și de import pentru diverse formate de fișiere, dar de multe ori munca de corecție și verificare presupune un efort considerabil.

De mulți ani, mediul de afaceri aștepta un format electronic de factură valabil la nivelul întregii țări, implementat de către ANAF, format care ar reprezenta soluția. Progresul tehnologic din domeniul bussines este în contradicție cu modul heirupist de introducere manuală a documentelor în sistemele de gestiune.

Poate la început mulți vor fi reticenți în privința acestui sistem, și, probabil, acesta este și motivul pentru care a a fost introdus cu caracter opțional, pentru ca agenții economici să nu se simtă constrânși.

Avantajele sunt evidente:

• încărcarea automată în propriul software ERP a facturilor emise de parteneri;

• garanția că facturile sunt corecte si nu au intervenit modificări, deoarece factura odată validată de ANAF, e considerata exemplar 1, original, și nu poate fi modificată de către emitent decât prin corecție și retransmitere.

Facturile respectă un format European, deci pot fi transmise și în afara României.

Pentru implementarea cu succes a sistemului de Facturare electronică e-Factura vom urma pașii descriși mai jos:

• Ne asigurăm ca deținem un certificat digital calificat,

• Ne înregistrăm pentru accesul în SPV cu acest certificat digital,

• Ne înscriem în Registrul RO e-Factura. Înscrierea în Registru se face începând cu data de 1 a lunii următoare exercitării opţiunii. Începând cu acest moment vom avea și calitatea de destinatar.

• Completăm câmpul Data inregistare e-Factura în Nomenclator societati -> fereastra de editare societate -> pagina Date fiscale.

• Pentru partenerii înregistrati în registrul RO e-Factura completăm câmpul Data inregistare e-Factura în Nomenclator parteneri-> fereastra de editare partener -> pagina Detalii.

• În modulul Optiuni dosare contabile, configurat în prealabil conform pașilor pe care îi regăsim în articolul Optiuni dosare contabile , vom regăsi opțiunea e-Factura in mod testare (bifată implicit), pe tabul SPV ANAF.

Cât timp este bifată această opțiune, facturile pe care le vom genera din Nexus vor fi trimise către ANAF în regim de testare.

Dacă dorim sa încheiem faza de testare și să trimitem facturi către clienții noștri prin sistemul RO e-Factura, va trebui să debifăm această opțiune.

• Introducem facturile emise pentru clienții noștri în modulul de Facturi clienti în mod uzual, așa cum am procedat și până acum.

Ne asiguram ca avem pusă bifa de "Repartizare plati pe linii" în fereastra de editare a facturii, pe pagina Specificații. În cazul în care dorim ca aplicația să marcheze în mod automat repartizarea plăților pe linii pentru toate facturile, atunci este necesar să bifăm setarea "Repartizare plati pe linii" în opțiunile modulului "Facturi clienti".

La validarea facturilor, pentru partenerii înrolați în RO e-Factura NexusERP sau pentru facturile care indeplinesc criteriile necesare transmiterii la ANAF se vor genera automat solicitări SPV.

• Ulterior, vom putea vizualiza solicitările în noul modul Solicitări SPV ANAF din grupul Dosar contabil.

• Pentru a trimite efectiv către ANAF solicitările de înregistrare a facturilor emise, intrăm în modulul Solicitări SPV ANAF și apelăm asistentul Trimitere solicitari catre ANAF. În cadrul asistentului se vor încărca solicitările care îndeplinesc condiția de a fi generate înainte de intervalul menționat în setarea Nr. ore întârziere trimitere solicitări la ANAF din opțiunile modulului. În acest interval avem posibilitatea de a aduce modificări facturilor emise.

• Pentru verificarea răspunsurilor referitoare la starea facturilor trimise către ANAF, eventual verificarea facturilor primite de la parteneri, vom consulta mesajele descărcate în modulul Mesaje SPV ANAF.

Tipurile de răspuns primite de la ANAF în legătură cu facturile electronice pot fi:

• FACTURA TRIMISA = răspuns cu factura originală și semnătura MF, transmis în urma transmiterii unei facturi, dacă este validată de sistem,

• FACTURA PRIMITA = factura primită în calitate de cumpărător de la un emitent care a folosit sistemul național privind factura electronica RO e-factura,

• ERORI FACTURA = răspuns cu erorile si semnătura MF, livrat în urma transmiterii unei facturi, dacă NU este validată de sistem.

->În cazul facturilor de client, pentru care răspunsul este FACTURA TRIMISA , vom regăsi pe documentul inițial două atașamente (de tip xml), unul cu factura originală și unul cu semnătura electronică a MF.

În plus, se va completa pe factură câmpul Data validare ANAF.

->În cazul facturilor de client, pentru care răspunsul este ERORI FACTURA , vom regăsi în atașamentele aferente mesajului SPV două fișiere (de tip xml), unul cu erorile generate de sistemul ANAF și unul cu semnătura electronică a MF.

->În cazul facturilor emise de furnizor prin sistemul E-factura, se vor descărca mesaje SPV de tipul FACTURA PRIMITA. În atașamentele aferente mesajului SPV vor regăsi două fișiere (de tip xml), unul cu factura generată de partener și unul cu semnătura electronică a MF.

Facturile de furnizor venite prin intermediul mesajelor SPV vor putea fi importate în modulul Facturi furnizori prin intermediul asistentului Import e-Factura ANAF.

În cadrul asistentului putem regăsi în partea superioară facturile neprelucrate încă, iar în partea inferioară articolele de pe aceste facturi.

Asistentul încearcă identificarea produselor în mod automat după:

• cod intern produs - punctul de lucru și id din baza de date a beneficiarului. Acesta poate fi regăsit la emitent în coduri echivalente, cu tip "Client" și beneficiarul ca partener;

• cod extern/de bare produs - specificat pe produs atât la beneficiar cât și la emitent;

• cod furnizor produs - codul specificat la beneficiar, în coduri echivalente, cu tip "Furnizor" și emitentul ca partener. La emitent acesta este reprezentat de punctul de lucru și id-ul articolului din nomenclatorul de bunuri și servicii.

În cazul în care nu se reușește identificarea după niciunul din criteriile de mai sus, apare mesaj în dreptul produsului și asocierea trebuie făcută manual, prin dublu-click pe articol și selectarea din nomenclator a produsului corespunzator. Odată asociat articolul, programul ii va stoca și codul produsului de la furnizor în coduri echivalente, cu tip Furnizor si emitentul ca partener, pentru importurile viitoare.

Unitatile de masura ale articolelor de pe factura importata trebuie sa aiba completat campul Corespondent UM standard SAF-T/eFactura in modulul Unitati de masura.

Ulterior importului, vor regasim facturile de furnizori importate in cadrul modulului cu acelasi nume.

În vederea utilizării sistemului RO e-Factura (testare sau transmitere efectivă), Nexus ne oferă și posibilitatea generării manuale a fișierului xml aferent unei facturi.

În fereastra de editare a unei facturi de client emisă pentru un partener care este înregistrat în registrul RO e-Factura și a cărei dată de înregistrare este anterioară datei facturii, apelăm asistentul Generare fișier xml e-Factura si alegem locatia in care vom salva fisierul.

Ulterior, vom încărca manual pe site-ul ANAF fișierul generat , în spațiul privat virtual (SPV), în secțiunea destinată facturilor electronice.

Această metodă este utilă și pentru situațiile în care din varii motive nu funcționează transmisia către site-ul ANAF, caz în care se recomandă completarea manuală pe factura de client a id-ului de solicitare furnizat la încărcarea pe site.

În cazul în care deschidem o factură a cărei transmitere la ANAF s-a realizat cu succes în mod automat, id-ul de solicitare vine precompletat, utilizatorul neavând posibilitatea de a-l modifica.

Pentru cazul mesajelor SPV de tip FACTURA TRIMISĂ, care nu au asociate facturile de client emise, intrăm în modulul MESAJE SPV ANAF și apelăm asistentul FACTURI TRIMISE NEPROCESATE.

În cadrul asistentului se vor încarca toate facturile corespunzătoare mesajelor SPV neprocesate, și se va încerca identificarea automată a facturilor de client în funcție de serie, număr, dată și beneficiar. Mesajele SPV pentru care nu se reușeste identificarea documentului emis, vor avea statatus NEGASITĂ și vor fi ignorate la procesare.

La procesarea facturilor de client identificate se va completa Data validare ANAF și se vor atașa fisierele xml cu factura originală și cu semnatura ANAF.