Transmitere rapoarte pe e-mail
În Nexus ERP exsită posibilitatea de a transmite diferite rapoarte către salariați sau terțe persoane pe e-mail.
Pentru ca această facilitate să funcționeze ar trebui făcute următoarele setări:
- Trebuie instalat un serviciu de e-mail (un kit de instalare- TaskService) pe care îl vom obține de la consultantul Nexus.
- Vor trebui setate în Instrumente - Setări generale - Expeditor e-mail informațiile necesare:
- nume cont
- Server SMTP
- utilizator e-mail
- parola cont e-mail
- port SMTP
Aceste setări diferă în funcție de domeniul pe care avem setat contul de e-mail (yahoomail, gmail, domeniu propriu). Dacă avem un domeniu propriu (ex: office@firmata.ro) obținem informațiile necesare de la responsabilul IT care a făcut setările contului de email.
La finalul acestui articol găsim setările necesare pentru conturile de yahoo.mail și gmail.
De exemplu, pentru transmiterea fluturașilor direct pe e-mailul salariaților vor trebui setate adresele de e-mail pentru fiecare salariat.
Pentru aceasta apelăm comanda Prelucrări-Trimitere e-mailuri cu rapoarte pentru salariați din modulul Salarii. De aici putem alege unul din următoarele rapoarte: Adeverințe venituri salariale, Fluturași Chenzina I, Fluturași Chenzina II, Fluturași Chenzina II pentru plic, Fluturași Stimulente, Fluturași al 13-lea salariu, Fluturași Rețineri Personale.
Avem posibilitatea de a cripta aceste documente în momentul transmiterii pe e-mail. Pentru aceasta, trebuie completată o parola fiecărui salariat în modulul Nomenclatoare-Personal. Astfel, deschiderea documentului va necesita introducerea unei parole.
Dacă nu se dorește transmiterea fluturașilor direct către salariați, ci către angajator (în cazul în care serviciile de salarizare sunt externalizate) avem două opțiuni:
1. Punem adresa angajatorului la fiecare salariat (angajator@yahoo.com) și vem primi un număr de emailuri egal cu numărul de salariați având atașat fluturașul fiecăruia;
2. Facem o listă cu toți fluturașii pe care o vom transmite la angajator, urmând ca acesta să transmită mai departe fluturașii către salariați.
De asemenea pot fi transmise diferite rapoarte predefinite (Stat de plata, Centralizatoare, Solduri parteneri etc ) prin intermediul Activitatilor automate (din Instrumente). Se creeaza un model de programare (in care vor fi introduse datele privind setarile transmiterii), pe care il vom atasa la Activitati automate - Rapoarte pentru terti. Aici vom alege rapoartele care se doresc a fi transmise, societatea corespunzatoare precum si adresele de e-mail destinatare.
Pentru a vizualiza modul de configurare a conturilor de email, putem vizualiza acest articol: Configurare conturi email