Adăugarea unei adrese de livrare şi importul acesteia pe partener

Adăugarea unei adrese de livrare

Adresele de livrare constituie un element deosebit de important în ceea ce priveşte desfăşurarea operaţiunilor comerciale, iar gestionarea lor în Nexus ERP este uşor de realizat. Astfel, pentru a adăuga o nouă adresă de livrare detaliată, accesăm modulul Nomenclatoare si unelte/Funcţionale/Adrese de livrare, ca în Figura nr. 1.

Figura nr. 1 – Nomenclatorul adreselor de livrare

Apăsăm butonul Adaug din partea de sus a aplicaţiei şi completăm datele importante despre noua adresă pe care o înregistrăm în sistem:

• Denumire: aici precizăm o denumire prin intermediul căreia să putem identifica mai uşor adresa;
• Partener: în exemplul curent, selectăm partenerul numit TEXTILA SRL, căruia îi asociem această adresă;
• Ţara: România;
• Localitate: Iaşi;
• Strada: Clopotari;
• Număr, bloc, scară: se completează dacă este cazul, în funcţie de contextul real al adresei;
• Zona: este utilă pentru curierii care fac livrările;
• Cod poştal: 700706;
• Telefon: se precizează un telefon de contact pentru respectiva adresă;
• Program de funcţionare: 8.00-17.00 (informaţie utilă pentru curierii care efectuează livrările).
• Persoana de contact: se precizeaza numele unei persoane de contact;
• Latitudinea şi Longitudinea: se pot preciza adresele de tip latitudine şi longitudine.

După completarea acestor informaţii, acţionăm butonul Salvez*, ca în Figura nr. 2.

Figura nr. 2 – Completarea informaţiilor despre noua adresă

Rezultatul constă în apariţia unei noi înregistrări în nomenclatorul de adrese, similar cu Figura nr. 3.

Figura nr. 3 – Nomenclatorul de adrese

Ca rezultat, această adresă a fost asociată cu partenerul TEXTILA SRL. Putem vizualiza foarte uşor acest lucru accesând modulul Nomenclatoare si unelte/Functionale/Parteneri şi dând dublu-click pe linia cu partenerul respectiv. Ca rezultat, în formularul care se deschide, mergem pe tab-ul Adrese de livrare şi observăm că adresa a fost asociată, ca în Figura nr. 4.

Figura nr. 4 –Lista adreselor de livrare pentru TEXTILA SRL

Să presupunem că acest partener are mai multe puncte de lucru şi, în consecinţă, va fi necesar să înregistrăm mai multe adrese de livrare. Chiar din formularul din Figura nr. 4, fiind pe tab-ul Adrese de livrare, putem acţiona butonul Adaug din meniul de sus al aplicaţiei. Dacă este necesar, mai întâi apăsăm butonul Devalidez, astfel încât să ni se permită operaţiunea de adăugare a unei noi adrese de livrare, ca în Figura nr. 5.

Figura nr. 5 - Adăugarea unei noi adrese de livrare pentru partenerul curent selectat

În ecranul care apare, în mod similar cu operaţiunea de la pasul precedent, precizăm datele relevante pentru adresa celui de-al doilea punct de lucru, ca în Figura nr. 6.

Figura nr. 6 – Informaţiile despre a doua adresă de livrare pentru TEXTILA SRL

Acţionând butonul Salvez din partea de sus a meniului aplicaţiei, constatăm că în tab-ul Adrese de livrare pentru partenerul TEXTILA SRL vor apărea ambele adrese introduse anterior, identificate prin denumirile pe care le-am setat, ca în Figura nr. 7.

Figura nr. 7 – Adresele de livrare pentru partenerul TEXTILA SRL

Ceea ce mai rămâne de făcut este să apăsăm butonul Validez din partea de sus, astfel încât partenerul să fie validat în sistemul Nexus ERP.

În acest moment, suntem în situaţia în care pentru un partener (TEXTILA SRL) avem mai multe adrese de livrare. Acest scenariu ne permite ca, atunci când întocmim documente de livrăre/ieşire către acest partener, să putem selecta în mod explicit care să fie adresa de livrare. De exemplu, dacă întocmim un aviz de expediţie din modulul Iesiri/Iesiri/Avize de insotire marfa, vom preciza că clientul este TEXTILA SRL, iar în tab-ul Detalii de la aviz vom putea să selectăm una dintre adresele de livrare în câmpul Adresa de livrare, ca în Figura nr. 8.

Figura nr. 8 – Selectarea adresei de livrare

Selectarea unei adrese de livrare din lista celor existente se realizează acţionând săgeata din lista aferentă câmpului Adresa de livrare, ca în Figura nr. 9.

Figura nr. 9 – Lista cu adresele de livrare disponibile pentru TEXTILA SRL

În mod similar, pentru orice document care implică o adresă de livrare, vom putea să o selectăm pe cea dorită din lista celor înregistrate în sistemul Nexus ERP.

Importul adreselor de livrare

În ceea ce priveşte importul de adrese multiple, acest lucru se realizează foarte simplu prin procedura automatizată oferită de Nexus ERP. Presupunând că dorim să importăm în sistem o listă cu mai multe adrese, trebuie să avem în vedere următorii paşi:

• Completarea unui fişier (de regulă în format Excel) cu datele relevante ale adreselor (fiecare adresă va fi înregistrată pe o linie separată şi se vor completa câmpurile corespunzătoare, precum: denumire adresă, denumire partener, denumire localitate, cod judeţ, strada, număr, bloc, scara, etaj, apartament. De menţionat este faptul că nu toate aceste câmpuri sunt obligatorii, ci se completează doar cele despre care avem informaţii aferente fiecărei adrese. De asemenea, primul rând din fişierul Excel trebuie să corespundă cu formatul stabilit de Nexus ERP în ceea ce priveşte denumirile coloanelor. Un exemplu este oferit în Figura nr. 10 care se regaseste si in atasamentul disponibil aici.

Figura nr. 10 – Fişierul Excel cu adresele care urmează a fi importate

• Se apelează din partea de sus a aplicaţiei meniul Import date/Import adrese parteneri prin protocolul Importex, ca în Figura nr. 11.

• În eranul care se deschide în Figura nr. 12, configurăm parametrii referitori la importul de date. Vom stabili un titlu pentru formatul de import (în exemplul curent: importadrese*), bifăm opţiunea de salvare a formatului de import şi pentru utilizări ulterioare, precizăm că rândul nr. 1 din fişierul Excel este antetul care conţine denumirile de câmpuri şi alegem fişierul Excel pe care l-am completat anterior cu adresele.

Figura nr. 12 – Configurarea parametrilor pentru importul adreselor

• Formularul din Figura nr. 13 ne permite să mapăm câmpurile din fişierul Excel cu formatul cerut de protocolul Importex. În mod uzual, dacă denumirile câmpurilor din Excel coincid cu cele din format, vom acţiona butonul Salvez.

Figura nr. 13 – Configurarea importului de date (maparea câmpurilor)

• După ce am configurat parametrii de import, în ecranul din Figura nr. 14 apăsăm butonul Procesează care va avea ca efect imediat importul în bloc în sistemul Nexus ERP al tuturor adreselor din fişierul Excel.

Figura nr. 14 – Procesarea importului în bloc a adreselor partenerilor

Ca rezultat, în Figura nr. 15 observăm faptul că noile adrese au fost importate automatizat cu succes în nomenclatorul de adrese din Nexus ERP.

Figura nr. 15 – Adresele importate

Precizăm faptul că formatul de import automatizat care a fost salvat anterior poate fi reutilizat ori de câte ori este nevoie, putând astfel să importăm cu uşurinţă liste întregi de adrese pentru parteneri. Această funcţionalitate este foarte utilă atunci când apar parteneri noi sau când realizăm trecerea de la un sistem informatic vechi către sistemul modern Nexus ERP.