Inițializarea balanţei de verificare
La prima configurare a soft-ului, dar și la deschiderea unui nou an fiscal, sunt necesare câteva setări ale Balanței de verificare pentru activarea conturilor ce vor fi utilizate dar și a soldurilor inițiale.
Primul lucru care trebuie avut în vedere este Planul de conturi ce va fi utilizat.
Așadar, în modul Contabilitate - Balanța de verificare avem deja un plan de conturi de bază pe care trebuie să il dezvoltăm creând analiticele necesare.
Accesăm butonul Adaug:
În fereastra care se deschide completăm contul sau analiticul pe care îl dorim, denumirea lui, funcția contului și devizul. Formatul conturilor poate fi strict sub fomatul S1.S2.A1.A2.A3. Sinteticul 1 (cel de bază) poate fi format din 3 sau 4 cifre, sinteticul 2 și analiticele doar din câte 2 cifre.
Conturile contabile din balanță pot avea un analitic intern care se crează automat la operarea documentelor după cum urmează:
- Conturile de leasing (167 ) poate avea ca analitic intern gestiunea sau centrul de profit;
- Clasele 2 si 3 din planul de conturi , analiticele interne se formează în funcție de gestiune;
- Conturile de clienți și furnziori , unde analiticele se crează cu numele partenerilor;
- Conturile referioare la salariati (ex: 542) unde analiticul va fi creat cu numele salariatului;
- Conturie de venituri și cheltuieli (clasa 6 si 7 ) unde analiticul va fi creat cu numele centrului de profit.
Toate datele de mai sus se salvează cu butonul Salvez din meniul de sus și contul va fi automat vizibil în pagina principală a Balanței de verificare.
Pentru conturile de casă, bancă, linii de credit, justificări avansuri și efecte comerciale trebuie aleasă opțiunea specifică din câmpul Tip cont financiar
Preluarea soldurilor inițiale ale conturilor, este următorul pas și se realizează selectând modulul Contabilitate - Deschidere conturi B.V. și butonul Adaug din meniul de sus:
În această fereastră principală vor apare toate conturile contabile care au fie solduri inițiale, fie rulaje.
Accesând butonul Adaugă din meniul de sus, se va deschide fereastra în care vom completa, pe rând fiecare cont/ analitic sau subanalitic, cu posibilitatea de completare a soldurilor și rulajelor analiticelor interne ale acestora.
Pentru fiecare cont pentru care avem analitice interne , soldurile inițiale respectiv rulajele din fereastra principală a contului trebuie să fie egale cu totalul soldurilor inițiale respectiv a rulajelor aferente analiticelor interne:
Există și posibilitatea de import a soldurilor inițiale și rulajelor procedură explicată în articolul Import Solduri inițiale si rulaje B.V.
Putem opta pentru opțiunea Verificare B.V. . În fereastra care apare, vor fi evidențiate eventualele diferențe de solduri sau alte greșeli identificate.
Dacă toate valorile au fost înregistrate/importate corect și complet, trimitem informațiile în balanta de verificare utilizând butonul Actualizare- Actualizare B.V. pentru a se trimite soldurile și rulajele în balanța de verificare și Actualizare- Actualizare C.D. pentru a transmite valorile conturilor în devize în modulul Conturi în devize .
Balanțele de verificare îndeplinesc funcția de control și identificare a erorilor de înregistrare prin intermediul egalităților care trebuie să existe între totalurile diferitelor coloane, precum și prin intermediul corelațiilor ce se stabilesc cu ajutorul lor. În acest sens, pot fi identificate erorile de înregistrare în conturi, erorile de întocmire a balanțelor de verificare.:
- Solduri inițiale debitoare (SID) = Solduri inițiale creditoare (SIC)
- Rulaje debitoare (RD) = Rulaje creditoare (RC)
- Total sume debitoare (TSD) = Total sume creditoare (TSC)
- Sold final debitor (SFD) = Sold final creditor (SFC)
Opțiunea Reinițializez este utilizată pentru a readuce în balanța de verificare actuală a analiticelor anului anterior. Aceasta operațiune este posibilă doar dacă nu sunt deja realizate operațiuni pe conturi în anul curent.
