Facturarea în masă a serviciilor din contracte
Pentru a simplifica procedura de facturare a tuturor serviciilor de căutare prin arhive, prin contracte și alte operațiuni complicate și costisitoare din punct de vedere al timpului alocat, s-a creat asistentul de generare a liniilor ce vor fi facturate și implicit a facturilor .
Aceste linii generate pentru emiterea facturilor se creează în baza informațiilor din cadrul contractului (a se vedea articolul: Contracte prestări servicii clienți )
Facturarea automată a lor presupune apelarea asistentului care va verifica toate serviciile care îndeplinesc condițiile definite în momentul apelării și generarea facturilor către fiecare client în parte.
Așadar, primul pas îl constituie găsirea serviciilor care trebuie generate. Acest lucru se realizează prin apelarea asistentului din meniul de sus, opțiunea Generare linii.
Prima opțiune care ne apare este selectarea perioadei pentru care se vor genera liniile ce vor apărea în facturi. Sunt situații în care generarea liniilor nu se realizează doar pentru luna în curs, ci pentru 1 sau mai multe luni în urmă (ex: cazul în care unele servicii se facturează o data la 2-3 sau mai multe luni).
Nr. luni generare linii contracte este un câmp în care declarăm în câte luni din urmă trebuie să caute programul servicii ce au rămas nefacturate.
Mai mult, putem restrânge căutările dacă selectăm și gestiunea pentru care dorim să facturăm servicii către clienți .
La apelarea butonului Caută programul începe căutările și va returna serviciile care au rămas nefacturate conform criteriilor mai sus setate cât și detalii privind contractul, data și prețul serviciilor .
Selectăm liniile pe care dorim să le pregătim pentru facturare și apelăm butonul Generez .
Rezultatul acestei operațiuni îl revedem în fereastra Situație lunară servicii . Aici vom vedea pregătite pentru facturare serviciile pe fiecare contract în parte. Acestea se vor regăsi pregătite pentru generarea facturilor.
Întorcându-ne în pagina principală a contractelor Contracte prestări servicii clienți , alegem opțiunea Facturare și încasare -> Facturare rate contractuale .
Fereastra care se dechide oferă o serie de opțiuni pentru realizarea filtrării serviciilor pentru facturile ce trebuie realizate după cum urmează :
Facturile se vor genera în baza contractelor de prestări servicii adică prin facturarea liniilor generate prin procedura de mai sus.
Putem alege perioada pentru care se vor factura serviciile :
- Luna curentă: se vor factura doar serviciile scadente în luna curentă;
- Luna anterioară: se vor factura serviciile din luna anterioară, nu și cele din luna curentă;
- Luna următoare: discutăm aici de serviciile care se facturează în avans pentru luna urmatoare;
- Următoarele două luni: vom factura aici în avans serviciile ce vor fi efectuate în urmatoarele două luni.
Ziua facturării permite selectarea serviciilor conform zilelor de facturare definite în cadrul contractului. Astfel vom putea genera mereu facturi conform acestui criteriu fără a mai trebui să intrăm pe contracte sau a ține un calendar cu data în care trebuie să trimitem facturile fiecărui client.
Clasificare, Agent și Localitate sunt 3 noi câmpuri care ne ajută în procesul de selecție a serviciilor ce trebuie facturate.
Butonul Caută aduce în fereastră serviciile găsite nefacturate conform filtrelor setate anterior. Urmează să selectăm liniile cu care mergem mai departe pentru facturare bifând checkboxul aferent.
Partea de jos a ferestrei face referire la informațiile care vor apare pe factură:
- Serie facturi: putem selecta aici seria facturii. Numărul acesteia se va genera automat;
- Data facturii: Dacă selectăm opțiunea Preiau data din contract , data facturii va fi data setată ca zi de facturare. Dacă nu bifăm, se activează câmpul în care putem alege data cu care să fie realizată factura.
- Termen de încasare: Dacă selectăm opțiunea Preiau data din contract , termenul scadent al facturii va fi preluat din contract. Dacă nu bifăm, se activează câmpul în care putem alege numărul de zile scadente ce vor apare pe factură.
Procedura de creare automată a facturilor permite totodată setarea la generare a unor opțiuni precum:
- Includerea observațiilor pe factură;
- Includerea penalităților;
- Validarea facturilor (în caz contrar facturile vor fi emise dar nu vor fi validate);
- Facturi de tip Retail care generează o factură cu opțiunea de Încasat cu bon fiscal;
- Ștorno avans încasat;
- Cumulare text suplimentar;
- Text suplimentar fix setat în casuța de sub opțiune. Predefinit, conține informații privind luna de facturare, cursul valutar, devizul, numărul și data contractului. Câmpul Texte suplimentare implicite, resetează câmpul de text suplimentar cu valoarea predefinită de program.
În următorul pas nu ne rămâne decât să generăm facturile selectate, cu opțiunile alese prin apelarea butonului Generează.
Erorile ce pot apărea în acest modul, provin din cazuri precum :
- Factura nu respectă ordinea cronologică (am generat o factură ulterior datei setate pentru generarea facturilor prin această procedură);
- Nu avem creat carnet pentru generarea facturilor;
- Nu avem generate linii cu serviciile pe care vrem să le facturăm;
- Nu avem drepturi suficiente pe utilizator pentru creare facturi.