Ghid eTransport in Nexus ERP (generare cod UIT)

Introducere

Sistemul e-Transport a fost implementat pentru a gestiona transportul bunurilor cu risc fiscal ridicat pe teritoriul României. Acest ghid detaliat vă va ajuta să înțelegeți:

• când și cum trebuie să notificați transporturile prin obținerea codului UIT
• ce documente trebuie completate in sistemul Nexus ERP pentru obținerea codului UIT
• ce configurari sunt necesare in Nexus ERP
• ce campuri trebuie completate pe fiecare tip de document care genereaza notificare catre ANAF
• cum verific transmiterea notificarii

Când este necesară notificarea e-Transport (obținerea codului UIT)?

Notificarea e-Transport este necesară în următoarele cazuri:

1. Transportul bunurilor cu risc fiscal pe teritoriul României:

• Când vindem bunurile catre un client din România.
• Când transferăm produsele dintr-o gestiune în alta.

2. Transportul bunurilor care trec granița României:

• Când vindem bunuri în afara țării.
• Când cumpărăm bunuri din afara țării.

3. Condiții suplimentare de verificat:

• Referitoare la mașina care transportă bunurile:
• Masa autorizată a mașinii trebuie să fie de cel puțin 2500 kg.
• Referitoare la bunurile transportate:
• Greutatea totală a bunurilor trebuie să fie de cel puțin 500 kg sau
• Valoarea totală a bunurilor trebuie să fie de cel puțin 10.000 lei.

Când trebuie transmisă notificarea e-Transport?

Notificarea trebuie transmisă cu maximum 3 zile calendaristice înainte de data declarată pentru începerea transportului.

Termenul de valabilitate a codului UIT

• 5 zile calendaristice pentru transporturile naționale de bunuri cu risc fiscal ridicat.
• 15 zile calendaristice pentru achizițiile intracomunitare de bunuri.

Care sunt documentele din Nexus ERP care generează notificăre e-Transport

1. Transportul bunurilor cu risc fiscal pe teritoriul României:

• Vânzare bunuri: Aviz de însoțire marfă, Factura client, Aviz de însoțire marfă la terți.
• Transfer bunuri între gestiuni: Notă de transfer între gestiuni, Notă de transfer între conturi.

2. Transportul bunurilor care trec granița României:

• Vânzare bunuri în afara țării: Aviz de însoțire marfă, Factura client.
• Cumpărare bunuri din afara țării: Comanda de furnizor.

Configurarea comunicării cu ANAF

Obținerea tokenului și configurarea dosarului contabil

Procedura pentru conectarea semnăturii electronice, obținerea tokenului virtual pentru comunicarea cu ANAF, si configurarea dosarului contabil este descrisa in articolul de aici: Configurare E-Transport în Nexus ERP (Cod UIT)

Configurarea nomenclatoarelor pentru eTransport

1. Unitățile de măsură (UM):

• Configurați unitățile de măsură pentru a fi personalizate pentru SAF-T e-Factura și e-Transport.

2. Gestiunile:

• Verificați adresa gestiunii care va fi folosită în declarația e-Transport ca punct de livrare. Fiecare gestiune trebuie să aibă selectată o adresă de livrare.

3. Articolele:

• Verificați specificațiile produselor. Pentru notificarea eTransport sunt necesare următoarele câmpuri:

• Codul NC8

• Greutate (Kg) si Masa Neta (Kg)

Înregistrarea documentelor pentru eTransport

1. Pentru achiziții de bunuri din afara României (furnizor din UE sau NonUE):

• Intrări – Aprovizionare – Comenzi pentru furnizori

• Antetul documentului: număr, dată, gestiune, furnizor, data livrării.

• Pagina Detalii: mijloc de transport, nr. remorcă, punct de trecere frontieră (dacă furnizorul este din UE) sau vamă (dacă furnizorul este NonUE). Atenție: Se completează un singur câmp, punct de trecere frontieră sau vamă, nu ambele.

• Pagina Produse: afisarea pe ecran a câmpurilor Cod NC8, Greutate totală, Masa netă pentru verificarea corectitudinii completării datelor.

2. Pentru vânzare de bunuri către un client din afara României (client din UE sau NonUE):

• Ieșiri – Avize de însoțire marfă

• Antetul documentului: număr, dată, gestiune, client, autovehicul, delegat, nr. remorcă, punct de trecere frontieră (dacă clientul este din UE) sau vamă (dacă clientul este NonUE). Atenție: Se completează un singur câmp, punct de trecere frontieră sau vamă, nu ambele.

• Pagina Produse: afisarea pe ecran a câmpurilor Cod NC8, Greutate totală, Masa netă pentru verificarea corectitudinii completării datelor.

• Pagina Detalii: data livrării.

• Ieșiri – Facturi clienți

• Antetul documentului: număr, dată, gestiune, client.

• Pagina Livrare: autovehicul, delegat, nr. remorcă, data livrării.

• Pagina Opțiuni Factura: punct de trecere frontieră (dacă clientul este din UE) sau vamă (dacă clientul este NonUE). Atenție: Se completează un singur câmp, punct de trecere frontieră sau vamă, nu ambele.

• Pagina Produse: afisarea pe ecran a câmpurilor Cod NC8, Greutate totală, Masa netă pentru verificarea corectitudinii completării datelor.

3. Vânzare de bunuri cu risc în țară

• Ieșiri – Avize de însoțire marfă

• Identic cu punctul anterior, mai puțin: Nu se completează punctul de trecere frontieră sau vama.

• Se completează suplimentar în Detalii – adresa de livrare (adresa unde vor fi transportate bunurile).

• Ieșiri – Facturi clienți

• Identic cu punctul anterior, mai puțin: Nu se completează punctul de trecere frontieră sau vama.

• Se completează suplimentar în Livrare – denumirea și adresa de livrare (adresa unde vor fi transportate bunurile).

4. Transfer de bunuri cu risc între două gestiuni

• Interne – Transfer între gestiuni

• Antetul documentului: număr, dată, gestiune sursă, gestiune destinație, mijloc de transport, nr. remorcă, adresa de livrare.

• Pagina Produse: afisarea pe ecran a câmpurilor Cod NC8, Greutate totală, Masa netă pentru verificarea corectitudinii completării datelor.

• Interne – Transfer între conturi

• Antetul documentului: număr, dată, gestiune sursă, gestiune destinație, mijloc de transport.

• Pagina Produse: afisarea pe ecran a câmpurilor Cod NC8, Greutate totală, Masa netă pentru verificarea corectitudinii completării datelor.

• Pagina Date Suplimentare: adresa de livrare, nr. remorcă.

Mijlocul de transport

• Numărul auto: se completează fără spații sau alte caractere (de ex: B251TRA).

• Tipul de proprietate: Se selectează în funcție de caz: Proprietate / Client / Transportator.

• Proprietar: Se completează firma care organizează transportul. Atenție: în baza codului fiscal al transportatorului, notificarea transmisă către ANAF este pusă la dispoziția transportatorului în contul SPV al acestuia.

• Masa maximă autorizată a mașinii: acest element nu se declară către ANAF, dar este folosit pentru verificarea condiției “masa maximă autorizată >2500 kg”. Dacă nu cunoașteți cu exactitate masa maximă autorizată a mașinii, dar știți că este mai mare de 2500 kg, puteți completa orice valoare mai mare de 2500 kg.

Verificare și transmitere

După completarea datelor și validarea documentului, generați fișierul XML e-Transport pentru a verifica dacă există probleme. Aplicația va prezenta eventualele probleme dacă anumite câmpuri nu s-au completat corect.

La validare, aplicația generează automat o Solicitare în Solicitări SPV eTransport. Dacă este configurată transmiterea automată, aceasta va fi transmisă automat către ANAF. Dacă nu este configurată transmiterea automată, folosiți asistentul de Transmitere Solicitări SPV eTransport din modul.

În modulul "Solicitari SPV e-Transport", la prima trimitere cu succes în SPV a unei solicitări cu documentul xml aferent, se va completa pe solicitare id-ul solicitării obținut și codul UIT, iar starea solicitării se va schimba în "Trimisă, în curs de validare" (codul UIT nu se completeaza pe documentul de origine la acest pas).

Ulterior, pentru fiecare solicitare trimisă, va trebui interogata starea codului UIT obținut ( prin apelarea din nou a comenzii Trimit care SPV ANAF). Răspunsul primit va fi înregistrat în modulul "Mesaje SPV e-Transport", cu tip "VERIFICARE STARE", completandu-se id-ul solicitării și codul UIT la care face referire mesajul, precum și un atasament (fișier text) cu răspunsul venit de la ANAF.

În momentul în care verificarea stării va returna status "ok", se va completa efectiv codul UIT pe documentul care a generat solicitarea, data de obținere a acestuia și se va șterge solicitarea din modulul "Solicitări SPV e-Transport". Daca raspunsul primit este de tip eroare, va trebui sa o reglati si sa retransmiteti solicitarea.

Codul UIT poate fi copiat și transmis prin orice mijloc de comunicare transportatorului sau poate fi printat pe documente de tip Aviz (vezi opțiunile de configurare a raportului din fiecare modul).

Informatii utile pentru generare cod UIT in Nexus ERP

Mai jos regasiti o centralizare a datelor ce trebuiesc completate in Nexus ERP pentru obtinerea codului UIT, in functie de tipul operatiunii:

Erori posibile la generarea fisierului XML e-Transport:

1.Document nevalidat: Vă rugăm să validați mai întâi documentul.

2.Lipsă produse eligibile: Selectați produsele cu risc, a căror specificații le găsiți mai sus.

3.Lipsă data de livrare sau adresa: Specificați data livrării sau adresa de livrare din România.

4.Lipsă adresa gestiune: Selectați adresa gestiunii.

5.Lipsă date autovehicul: Selectați datele necesare pentru autovehicul.

6.Lipsă punct de trecere frontier sau birou vamal: Specificați opțiunea corespunzătoare în funcție de țara clientului.

7.Lipsă greutate (kg), masă netă (kg), cod NC8: Specificați datele necesare pentru fiecare produs.

---

Acest ghid a fost structurat pentru a facilita înțelegerea și utilizarea eficientă a sistemului e-Transport, asigurând conformitatea cu reglementările ANAF și optimizarea proceselor interne în Nexus ERP.