Întrebări și răspunsuri despre gestionarea contractelor de muncă în Nexus și REGES Online

Ultima actualizare pentru un contract de muncă este 25.09.2025. Primesc un concediu medical pentru perioada 23.09.2025 – 27.09.2025. La suspendarea aferentă concediului medical primesc mesajul: Suspendare nu se poate mai târziu de 25.09.2025. Cum procedez?

Pentru a rezolva această situație, trebuie efectuată o corecție de contract astfel încât să fie ajustată data consemnării ultimei modificări. Aceasta trebuie modificată astfel încât să nu se suprapună cu perioada concediului medical. De exemplu, se poate opera o corecție de contract cu data de 22.09.2025, adică o dată anterioară începerii concediului medical. Se corectează doar data consemnării, iar celelalte informații rămân neschimbate. După transmiterea cu succes a corecției de contract în REGES, se poate transmite în mod corect și suspendarea aferentă concediului medical.

Am raportat greșit un concediu medical în REGES. Cum corectăm?

Pentru corectarea unui concediu medical raportat greșit în REGES, se anulează mai întâi încetarea suspendării, apoi se anulează adăugarea acesteia, ulterior fiecare operație trebuie transmisă separat la REGES, în această ordine: mai întâi anularea încetării, apoi anularea adăugării suspendării. Ambele operații se trimit ca radiere, acțiune care șterge înregistrarea din istoric, ca și cum operația nu ar fi existat; ulterior, concediul medical se reintroduce corect și se retransmite.

Ce reprezintă o corecție de contract?

Operația de corecție realizează o actualizare a ultimei linii de modificare a contractului transmise în REGES. Cu alte cuvinte, corecția nu creează o nouă modificare de contract, ci rescrie valorile existente pe ultima modificare transmisă, actualizând informațiile cu cele corecte.

Ce trebuie să fac în Nexus în momentul în care se schimbă localitatea locului de muncă a salariatului?

Dacă locul de muncă din noua localitate nu există în Nexus, acesta trebuie adăugat în nomenclatorul Locuri de muncă. După ce locul de muncă este definit corect (tip fix/mobil, localitate și/sau județ), se operează o modificare de contract cu data la care schimbarea are loc, actualizând noul loc de muncă. Ulterior, această modificare se transmite către REGES prin mecanismul obișnuit de raportare.

Am contracte de muncă care există în Nexus, dar nu se regăsesc în REGES Online. Ce fac?

Contractele respective trebuie operate manual în platforma REGES Online. După înregistrarea lor, se generează fișierul JSON de tip Export Contracte din REGES Online și se reia procedura de asociere a contractelor de muncă în Nexus , astfel încât să se completeze automat referințele REGES pentru contractele nou adăugate.

Trebuie să adaug un spor nou la un salariat. Cum procedez?

Adăugarea unui nou spor reprezintă o modificare de salariu, prin urmare se creează o modificare de contract cu opțiunea Modificare salariu bifată. Dacă se modifică și valoarea salariului, se completează noua valoare; dacă nu, se lasă cea existentă. După salvare, programul va întreba dacă se dorește preluarea sporurilor de pe decizia anterioară, iar ulterior, din pagina Sporuri, se pot adăuga noile sporuri. După finalizare, modificarea se transmite către REGES.

Am trecut la REGES Online, dar în platformă lipsesc anumite informații, cum ar fi numărul de ore, nivelul de studii etc. Ce trebuie să fac?

În REGES Online se raportează o serie de informații suplimentare care nu erau transmise anterior. Pentru actualizarea acestor date, în modulul Contracte de muncă a fost introdus asistentul Modificare date contract în bloc, care permite completarea rapidă a informațiilor lipsă (precum nivelul de studii, programul de lucru, ora de început/sfârșit etc.). După actualizarea datelor, este necesar să transmiteți modificările către REGES , pentru ca acestea să fie înregistrate corect în platformă.

Am un spor pentru un salariat declarat cu o valoare fixă de 200 lei și vreau să îl modific la 300 lei. Ce trebuie să fac?

Această modificare presupune adăugarea unui nou spor în Nexus. După ce sporul a fost creat, se generează o modificare de contract pentru salariatul în cauză, în care se adaugă sporul actualizat. Ulterior, se revine în modulul Sporuri și se accesează asistentul Sincronizează sporuri REGES; se caută sporurile existente și se apasă butonul Sincronizare. După finalizarea sincronizării, se transmite modificarea de contract din modulul Jurnal REGES către REGES Online.

Cum transmit în REGES o suspendare pentru un concediu medical?

Se adaugă concediul medical în Nexus, completând toate datele aferente perioadei de suspendare. După salvare, se apelează asistentul Generează suspendări concedii medicale, care adaugă automat în Jurnal modificări atât operația de adăugare a suspendării, cât și operația de încetare a acesteia. Ulterior, aceste înregistrări se transmit către REGES folosind procedura obișnuită de trimitere a solicitărilor.

De ce apare mesajul Operație nereușită! Contul este dezactivat ca urmare a deblocării editării din platforma REGES Online. când vreau să trimit o modificare în REGES?

Acest mesaj apare deoarece a fost activată opțiunea de modificare a datelor direct din interfața web REGES Online, ceea ce dezactivează temporar transmiterea prin API. Pentru a putea transmite din nou datele din Nexus, trebuie să accesați în platforma REGES: Setări → Utile → Activează accesul, astfel încât să reactivați comunicarea prin API și să blocați editarea manuală în interfața web.

Cum pot verifica dacă o solicitare a fost transmisă cu succes în REGES?

Statusul fiecărei solicitări poate fi verificat în modulul Jurnal REGES, unde se afișează starea transmiterii: netransmisă, transmisă, cu eroare sau validată. Pentru actualizarea informațiilor, se folosește asistentul Descarcă mesaje REGES, care citește răspunsurile primite de la platformă și actualizează statusurile în Nexus.

Ce fac dacă o solicitare a fost transmisă, dar apare cu eroare în Jurnal REGES?

Se accesează înregistrarea din Jurnal REGES, se verifică detaliul erorii, se corectează informația în modulul corespunzător (salariat, contract etc.), apoi se retransmite solicitarea. Nexus permite retransmiterea doar a înregistrărilor cu status cu eroare, pentru a evita dublurile.

Ce înseamnă statusul Solicitare fără răspuns în Jurnal REGES?

Statusul Solicitare fără răspuns indică faptul că solicitarea a fost transmisă către REGES, dar răspunsul nu a fost încă primit. Este necesar să se ruleze ulterior asistentul Descarcă mesaje REGES, pentru ca Nexus să preia starea finală a solicitării.

Pot transmite mai multe solicitări simultan către REGES?

Da. Asistentul Trimite solicitări REGES permite transmiterea simultană a mai multor operațiuni eligibile (salariați, contracte, modificări etc.). Totuși, Nexus verifică automat dependențele dintre acestea și bifează doar acele solicitări care pot fi transmise în mod valid.

Cum procedez dacă, în urma sincronizării cu REGES Online, constat discrepanțe între informațiile din Nexus și cele din REGES referitoare la contracte sau salariați?

Situația se tratează diferit, în funcție de locul unde se află informațiile corecte. Dacă informațiile corecte se află în REGES, se recomandă ștergerea credențialelor pentru angajator în Nexus, efectuarea modificărilor necesare în Nexus (contracte, salariați), generarea vechiului fișier XML pentru Revisal (pentru a marca înregistrările ca transmise în REGES), apoi completarea din nou a credențialelor pentru reconectarea la REGES Online. Dacă informațiile corecte se află în Nexus, acestea trebuie actualizate direct în platforma REGES Online, prin deblocarea accesului la editare, efectuarea modificărilor necesare, iar ulterior reactivarea accesului API pentru transmiterea datelor din Nexus.

Cum modific numele sau localitatea unui salariat în Nexus, dacă aceste câmpuri apar blocate?

Datele personale ale salariaților sunt jurnalizate în Nexus. Pentru modificare, în modulul Nomenclator salariați, pe pagina REGES, se apasă butonul Modific din partea de sus a paginii. Se editează informațiile necesare și se salvează, ceea ce va genera o linie nouă în Jurnal REGES.

Pot face modificări în Nexus dacă registrul este deblocat în REGES Online?

Da, însă nu se vor putea transmite datele prin API. Când registrul este deblocat în interfața REGES pentru editare manuală, conexiunea API se dezactivează automat. După finalizarea modificărilor în web, trebuie apăsat Activează accesul pentru a restabili transmiterea automată din Nexus.

Am salariați – funcționari publici. Aceștia nu trebuie transmiși în REGES. Cum fac să nu apară în fereastra de transmitere a solicitărilor către REGES?

La validarea salariatului nou introdus, programul întreabă dacă doriți să îl includeți în REGES. Selectați opțiunea Nu, iar în acest mod salariatul nu va fi inclus în fluxul de transmitere și nu va apărea în lista solicitărilor către REGES.

Am avut două sporuri în Nexus cu legătura la același spor din Revisal. În REGES apare un singur spor. Ce trebuie să fac?

Păstrează legătura cu Revisal doar pentru un singur spor, iar pentru celălalt elimină referința. Apoi sincronizează sporurile, asigurându-te că cele două sporuri au referințe diferite. Creează o decizie de modificare a contractului cu bifa Modificare salariu (salariul rămâne neschimbat) și adaugă ambele sporuri. După salvare, transmite modificarea către REGES și verifică în platformă că ambele sporuri sunt preluate corect.

La transmiterea contractului de muncă în REGES Online s-a completat automat opțiunea „Sub incidența Legii L153/2017 – Legea-cadru privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice”. Nu găsesc această opțiune în Nexus, dar în REGES Online apare. De ce?

Din Nexus nu se transmite această informație către REGES. Verificați direct în platforma REGES Online, în secțiunea Angajator → Modificare, deoarece este posibil ca această opțiune să fie bifată automat în aplicația REGES.

La adăugarea cetățenilor străini în modulul Salariați nu pot completa numărul și data eliberării actului de identitate, indiferent de tipul de act ales. De ce?

Pentru cetățenii străini, se completează numărul documentului în câmpul CNP/NIF/Număr act identitate. Câmpurile pentru serie, număr, dată eliberare, dată expirare și eliberat de sunt utilizate doar pentru cartea de identitate sau buletin. Aceste informații nu se transmit către REGES — singura informație relevantă pentru transmitere este cea completată în CNP/NIF/Număr act identitate.

Am un salariat care se regăsește în modulul Salariați, a mai avut un contract de muncă, dar acum nu pot adăuga un contract nou — sistemul nu îl găsește. Ce trebuie să fac?

Salariatul există în modulul Salariați, dar nu are înregistrare în tabul REGES. Pentru remediere, intră în modulul Salariați, deschide salariatul, devalidează-l și validează-l din nou. După validare, verifică în tabul REGES să existe o linie de tip Adăugare.

Transmit modificările în REGES, dar unele solicitări rămân în starea „transmisă” fără răspuns. Ce pot face?

REGES procesează asincron cererile primite. Dacă răspunsul nu a fost primit, folosește asistentul Descarcă mesaje din modulul Jurnal REGES pentru a actualiza statusurile. Dacă problema persistă, este posibil ca platforma REGES să nu fi procesat încă solicitarea — recomandăm verificarea periodică prin reluarea descărcării mesajelor.

Am modificat datele unui salariat (ex: nume, adresă). Trebuie să retransmit ceva în REGES?

Da, dacă modificarea afectează date raportate în REGES (de exemplu, numele salariatului sau CNP-ul). Se operează o modificare de salariat din pagina REGES a salariatului și se transmite către platformă.

În Nexus, în fereastra Angajatori, nu mai apare codul CAEN. Cum pot actualiza această informație?

Actualizarea codului CAEN nu se mai face din Nexus, ci direct din platforma REGES Online. Accesează site-ul REGES Online, apoi mergi în meniul: Setări → Angajator → Modificare, completează codul CAEN corect și salvează modificarea.

Care este diferența dintre butonul Anulare din submeniul Suspendare și butonul Anulare operație, ambele aflate în cadrul contractului de muncă?

Butonul Anulare din submeniul Suspendare se utilizează doar dacă suspendarea nu a fost încă încetată. În acest caz, operațiile de adăugare suspendare și anulare suspendare rămân vizibile în istoricul contractului, fiind transmise ca atare în REGES. Butonul Anulare operație se poate folosi pentru orice operație asociată unei suspendări – fie adăugare, modificare sau încetare – indiferent de starea acesteia. Prin folosirea acestui buton, operația selectată este ștearsă complet din istoricul de la REGES.

Ce înseamnă mesajul Exista modificări mai recente care nu au fost transmise in Reges ?

Acest mesaj apare în asistentul de trimitere solicitări către REGES atunci când există o operație dependentă netransmisă. De exemplu, dacă s-a adăugat o suspendare și s-a introdus imediat și încetarea ei, Nexus permite transmiterea doar a primei operații (adăugare) până când se primește confirmarea de la REGES, apoi o activează automat pe cea de încetare.

După sincronizarea salariaților și contractelor, unele înregistrări nu s-au asociat. Ce pot face?

Nexus asociază automat salariații și contractele după CNP, număr și dată contract. Dacă există diferențe de scriere (spații, formate de dată, diacritice), asocierea poate eșua. Verifică aceste câmpuri în ambele sisteme, corectați și rulați din nou asistentul de asociere — se vor completa doar referințele lipsă.