Acest site folosește cookie-uri. Prin navigarea pe acest site, iți exprimi acordul asupra folosirii cookie-urilor. Vezi și politica noastră de confidențialitate

N E X U S
Nexus ERP

Nexus ERP progres

loading

Operare contracte prestari servicii clienti


Modulul Contracte prestări servicii clienți - un modul complex cu multe acțiuni și opțiuni legate de gestionarea și facturarea serviciilor contractate de clienții.
Fereastra principală permite aranjarea și filtrarea contractelor pentru o vizualizare ușoară.
 
Contracte prestari servicii clienti
 
Numărul de contracte sau de clienți pe care îi putem gestiona în acest modul este nelimitat. Fereastra principală ne ajută, prin multitudinea de posibilități de selecție, filtrare și ordonare, să găsim și să gestionăm ușor informațiile stocate.
Adăugarea unui contact nou , se realizează accesând butonul Adaug apoi Contract din meniul de sus.
 
Contracte prestari servicii clienti
 
În fereastra de adăugare a contractului avem posibilitatea de a alege tipul de contract pe care dorim să îl înregistrăm (Chirie, Service, Întreținere, etc.), pentru fiecare tip având diverse câmpuri specifice necesare desfășurării activității.
 
Contracte prestari servicii clienti
 
Pentru fiecare tip de serviciu se poate defini în modulul Carnete unul sau mai multe carnete cu ajutorul căruia să gestionăm ușor numerele contractelor. Astfel, în câmpul Serie, alegem un carnet și automat, la salvarea/validarea documentului programul va aduce următorul număr disponibil.
 
Completăm câmpurile din antetul contractului după cum urmează:
  • Data contractului: reprezintă data semnării contractului;
  • Client: selectăm din listă un client deja existent, sau utilizând butonul Adaugă creăm un client nou;
  • Delegeat: selectăm persoana delegată (de regulă aceasta este un salariat deja definit, sau putem să adăugăm un salariat cu butonul Adaugă completând datele sale personale);
  • Agentul de vânzare: îl selectăm din lista disponibilă , sau îl creăm cu ajutorul butonului Adaugă;
  • Gestiunea: selectăm gestiunea din listă;
  • Deviz facturare: face referire la valuta utilizată pentru facturare;
  • Sfârșit: în cazul în care contractul este încheiat pe termen determinat, se completează data finală a contractului;
  • Cont: este predefinit contul de clienți 4111 dar acesta poate fi modificat după caz.
 
Ultima opțiune din antet este un check box care activează sau dezactivează (suspendă/stopează) contractul prezent. Implicit contractul nu este activ, de aceea trebuie pusă această bifă atunci cand dorim să lucrăm cu acest contract (se recomandă a se face acest lucru când se înregistrează contractul pentru a nu se uita).
 
Contracte prestari servicii clienti
 
Utilizăm mai departe butonul Adaug , opțiunea Articol (sau tasta Insert de pe tastatură ) din mijlocul meniului din antet, pentru a adăuga serviciile aferente prezentului contract.
 
Contracte prestari servicii clienti
 
În fereastra de adăugare serviciu , selectăm prima dată contul contabil (în cazul nostru 704 -Prestări servicii oferite) apoi selectăm articolul (serviciul) sau creăm unul nou utilizând butonul Adaug produs.
 
Un nou set de informații este disponibil pentru a ne ușura munca:
  • Cantitatea: acest câmp va indica de câte ori se va factura serviciul curent pentru aceeași perioadă.
De ex: serviciul de curățenie este facturat pentru fiecare încăpere . Daca avem 3 încăperi (în ideea că nu se dorește vizualiarea diferită și mereu toate 3 vor fi active ), vom trece la cantitate cifra 3;
  • PU fără TVA: dacă avem deja definită o listă de preț cu aceste servicii, prețul va fi automat afișat altfel, va trebui să completăm acest câmp sau câmpul următor PU cu TVA;
  • PU cu TVA: dacă avem deja definită o listă de preț cu aceste servicii, prețul va fi automat afișat altfel, va trebui să completăm acest câmp sau câmpul PU faraTVA;
  • Cost : pentru contracte, acest câmp se va completa cu diverse costuri afiliate respectivului serviciu, pentru evidențierea acestuia în diverse rapoarte ;
  • Deviz: se completează cu valuta aferentă acestui serviciu;
  • Interval facturare: în acest câmp vom înregistra frecvența de facturare a serviciului actual. Dacă acesta se facturează o dată la 2 luni vom trece 2 si programul va ști automat să îl sară o luna de la facturare;
  • Denumire suplimentară: este un câmp opțional în care putem utiliza un nume diferit pentru identificarea serviciului;
  • TVA ieșire %: câmpul va fi automat competat cu valoarea Tva -ului definită pe articol la crearea acestuia;
  • Centru profit: pentru o evidență mai detaliată în rapoarte se pot defini mai multe centre de profit. Dacă nu se dorește, se va crea un singur centru de profit (ex: Sediu) care va fi general utilizat în program;
  • Cod intern : acesta este un câmp blocat care afișează contul utilizat și codul intern aferent, utilizat în aplicația Nexus ERP;
  • Data început și Data sfârsit : în aceste câmpuri se va completa data de când se va începe să se factureze acest serviciu și dacă se cunoaște, data încetarii serviciului . Programul va opri automat facturarea acestui serviciu când data de final este atinsă;
  • Denumire spațiu: acest câmp permite evidențierea serviciilor pe zone. Pentru a introduce același serviciu aferent și altor spații se va adăuga pe contract acest serviciu din nou, modificându-se doar acest câmp. Astfel și pe factură va apare evidențiat pe o linie nouă;
  • Cont serviciu: după cum îi spune și denumirea, acest câmp va afișa (nu este un câmp editabil) contul selectat pentru notele contabile aferente care se vor genera la crearea facturii aferente situației de față. Informația este preluată din fereastra descrisă mai sus, în care am adăugat serviciul pe contract;
  • Obiect sesizare: Pentru evidențierea serviciilor acordate în urma unor sesizări ale clienților, se poate crea o sesizare în fereastra care se deschide, sau se poate selecta o sesizare predefinită în modulul CRM- Intervenții, sesizări,RMA;
  • Post: Se utilizează in general pentru contractele de pază pentru identificarea postului unde se efectuează serviciul, dar poate fi adaptat și pentru alte servicii.
 
După ce am terminat de introdus toate serviciile aferente acestui contract, validăm contractul.
 
Contracte prestari servicii clienti
 
 

1. Fereastra Situație lunară servicii

 
În fereastra Situație lunară servicii vor fi adăugate automat pentru vizualizare, în funcție de frecvența de facturare definită în pașii anteriori, serviciile facturate.
Procedura de generare automată a serviciilor ce vor fi facturate dar și facturarea acestora sunt detaliate în articolul Facturarea serviciilor- Contracte prestări servicii clienți .
Fereastra oferă o serie de instrumente pentru vizualizarea informațiilor:
  • ordonarea crescătoare sau descrescătoare a liniilor pe o coloană dând un click pe numele coloanei. Este inclusă aici, pentru coloanele cu text, ordonarea alfabetică și pentru coloanele cu numere ordonarea în ordine crescătoare/descrescătoare. Triunghiul care apare în capătul câmpului cu denumire indică ordonarea activă.
 
Contracte prestari servicii clienti
 
  • Filtrarea liniilor din fereastră după mai multe atribute pe care le găsim apelând cheița care apare pe căsuța cu denumirea câmpului. Această opțiune este valabilă pentru mai multe câmpuri concomitent.
De exemplu putem filtra pentru afișare , toate serviciile de curățenie, care au intervalul de facturare lunar. Vom pune un filtru pe câmpul Denumire selectând doar casuța Servicii curățenie si pe câmpul Interval facturare unde vom alege doar valoarea 1.
Filtrele acestea se resetează la redeschiderea ferestrei .
 
Contracte prestari servicii clienti
 
Imediat sub câmpul cu denumirile câmpurilor, este un rând de filtrare rapidă. Se pot utiliza concomitent câmpurile aferente mai multor coloane pentru o selecție avansată.
Aici se poate seta ca informațiile căutate sa fie afișate :
  • pentru câmpul denumire: denumirea exactă sau să conțina un cuvânt în denumire;
  • pentru câmpul numeric: opțiunile egal, mai mic, mai mare , etc.
 
În partea de jos a paginii ne sunt afișate filtrele rapide.
 
Contracte prestari servicii clienti
 

3. Fereastra Detalii contract

În aceasta fereastră putem observa sau adăuga informații privind contractele :
  • Clasificare contract: nu este un câmp obligatoriu dar ne poate ajuta să grupăm datele în afișări diverse pe ecran sau în rapoarte. Acest câmp poate fi editat oricând cu condiția să fie devalidat contractul. Dacă dorim să adăugăm o clasificare pe care nu o avem în listă, este suficient sa apelăm butonul Adaugă din fereastra clasificărilor și vom putea completa un nou nume de clasificare .
 
Contracte prestari servicii clienti
 
  • Zi în cadrul lunii pentru facturare: este o informație care trebuie setată la înregistrarea contractului. Pe lângă faptul că putem utiliza această informație în rapoarte, este foarte importantă la generarea automată a facturilor fiind un criteriu pentru selectarea serviciilor ce pot fi trimise la facturare. Detalii în articolul Facturarea serviciilor- Contracte prestări servicii clienți
  • Zile scadență factură: în acest câmp completăm scadența în zile pentru facturile emise pentru clientul în cauză. Ne va fi util acest câmp pentru gestionarea penalizărilor dar si pentru utilizarea în rapoarte.
  • Mod facturare: aceasta opțiune ne permite sa alegem varianta prin care să emitem o singură factură pentru un client care are mai multe contracte active. Este important însă ca atât această opțiune, cât și celelalte date care afectează modul de emitere al facturilor ( ex: antetul contractului, data de facturare, schema de penalizare, etc,) să fie identic selectate sau completate .
  • Contract suspendat până la data : acest câmp ne ajută că programul să ignore în mod automat facturarea serviciilor pentru acest contract până la data precizată în acest câmp
  • Schema de penalizare: Se alege schema de penalizare pe care dorim să o aplicăm. Detalii găsiți în articolul Schema de penalizare
  • Serviciu generic: Conține detalii (contul contabil și serviciul asociat) pentru a fi utilizat în notele contabile.
  • Garanția de constituit: în acest câmp notăm valoarea garanției aferente contractului. Aceasta trebuie să fie în aceeași valută definită în partea de sus pentru contract
 
Contracte prestari servicii clienti
 

3. Fereastra Facturi emise

 
În aceasta fereastă ni se afișează toate facturile care au fost emise conform acestui contract.
Ne putem poziționa pe o factură și cu click dreapta să selectăm opțiunea Deschid document și ni se va deschide factura respectivă.
Tot această fereastră ne permite tipărirea facturii apelând butonul Tipărire factură.
 
Contracte prestari servicii clienti
 

3. Fereastra Prestații

 
Fereastra de prestații permite să introducem detaliat pentru fiecare serviciu prestat, durata sa, persoana care l-a executat și alte detalii.
Selectând butonul Adaugă din meniul de sus, deschidem fereastra de detaliere. După ce am completat toate câmpurile, salvam informațiile și validăm din nou contractul.
Aceste informații pot fi adăugate doar cu devalidarea în prealabil a contractului.
Sunt permise aici vizualizări de diferite rapoarte , gruparea și filtrarea datelor după toate câmpurile afișate în fereastră.
 
Contracte prestari servicii clienti
 

3. Fereastra Suspendări

 
Fereastra de suspendări permite să introducem detaliat pentru un serviciu selectat, perioada de suspendare.
Selectând butonul Adaugă din meniul de sus, deschidem fereastra de detaliere.
Aceste informații pot fi adăugate doar cu devalidarea în prealabil a contractului. După ce am completat toate câmpurile, salvam informațiile și validăm din nou contractul.
Sunt permise aici vizualizări de diferite rapoarte , gruparea și filtrarea datelor după toate câmpurile afișate în fereastră.
 
Contracte prestari servicii clienti

  •     Prezentare interfață
  • Facturarea în masă a serviciilor din contracte