
Import pontaje
Importul pontajului dintr-un fișier excel
Operațiunea de import a pontajului dintr-un fișier excel poate fi deosebit de utilă în cadrul departamentului de salarizare.
Sunt situații în care sarcina întocmirii pontajului este atribuită altor persoane din cadrul companiei, departamentului de salarizare revenindu-i doar sarcina calculului salariilor.
Aceeași situație o întâlnim și în cadrul firmelor care oferă servicii de payroll. Acestea primesc pontajul completat de la clienții lor.
Pentru a evita introducerea manuală a pontajului, avem posibilitatea de al importa dintr-un fișier excel.
- prima variantă, detaliată, presupune existența în fișierul de import a unei coloane care indica tipul de ore aferent fiecărei linii din pontaj. În acest caz fiecare salariat va avea completată în fișier câte o linie pentru fiecare tip de ore în parte și numărul de ore de acel tip pentru fiecare zi din pontaj.
- a doua variantă, simplificată, presupune eliminarea coloanei la care s-a făcut referire mai sus, fiecare salariat având o singură linie în pontaj, care va conține pentru fiecare zi simbolul aferent tipului de ore. Nu se va mai menționa numărul de ore aferent fiecărei zile, acesta fiind completat automat de sistem cu norma zilnică a salariatului, setată în contractul individual de muncă.
Varianta de import detaliată
Așa cum am menționat mai sus, această variantă presupune existența în fișierul de import a unei coloane ce indica tipul de ore aferent fiecărei linii din pontaj. În acest caz fiecare salariat va avea completată în fișier câte o linie pentru fiecare tip de ore în parte și numărul de ore de acel tip pentru fiecare zi din pontaj.
Modelul fișierului de import
Modelul fișierului de import poate fi descărcat de aici.
Structura fișierului de import
Structura fișierului este următoarea:
Denumire câmp | Tip câmp | Descriere câmp |
---|---|---|
id_salariat | varchar (25) | Codul intern al salariatului în formatul ID(PCT_LCR). Dacă se specifică doar ID-ul, atunci punctul de lucru este considerat implicit 1 (opțional dacă se specifică cnp_salariat sau marca_salariat sau den_salariat) |
cnp_salariat | varchar (13) | Codul numeric personal al salariatului (CNP) (opțional dacă se specifică id_salariat sau marca_salariat sau den_salariat) |
marca_salariat | varchar(13) | Marca salariatului (opțional dacă se specifică id_salariat sau cnp_salariat sau den_salariat) |
den_salariat | varchar(100) | Numele si prenumele salariatului (opțional dacă se specifică id_salariat sau cnp_salariat sau marca_salariat) |
id_formatie | varchar(25) | Codul intern al formației în formatul ID(PCT_LCR). Dacă se specifică doar ID-ul, atunci punctul de lucru este considerat implicit 1 (opțional dacă se specifică den_formație) |
den_formatie | varchar (100) | Denumirea formației de lucru (opțional dacă se specifică id_formatie) |
id_locmunca | varchar(25) | Codul intern al locului de muncă în formatul ID(PCT_LCR). Dacă se specifică doar ID-ul, atunci punctul de lucru este considerat implicit 1 (opțional dacă se specifică den_locmunca) |
den_locmunca | varchar (100) | Denumirea locului de muncă (opțional dacă se specifică id_locmunca) |
id_contract | varchar (25) | Codul intern al contractului de muncă în formatul ID(PCT_LCR). Dacă se specifică doar ID-ul, atunci punctul de lucru este considerat implicit 1 (opțional dacă se specifică numar_contract sau data_contract) |
numar_contract | varchar (20) | Numărul contractului de muncă (opțional dacă se specifică id_contract sau data_contract) |
data_contract | date | Data contractului de muncă (opțional dacă se specifică id_contract sau numar_contract) |
tip_ore | varchar (2) | Tipul de ore |
ore_01 ... Ore_31 | int | Numărul de ore |
Tipurile de ore disponibile în Nexus pentru completarea pontajului sunt următoarele:
Tip ore pontaj | Descriere |
---|---|
Ore Lucratoare (LCR) | |
RG | Regie |
AC | Acord |
PA | Plus acord |
AT | Atelier LCR |
RP | Reparatii |
DP | Deplasari |
FP | Formare profesionala |
CS | OLP Casatorie |
NS | OLP Nastere |
DS | OLP Donare sange |
DC | OLP Deces |
LP | OLP Altele/Invoiri |
VA | OLP Vaccinare |
PR | OLP Parinti |
LC | Libere in compensare |
LR | Libere in compensare sarbatori legale |
DF | Detasari fara suspendare |
UL | Libere urgente familiale |
GR | Concediu de ingrijitor |
Ore Nelucratoare (NLC) | |
CO | Concediu odihna |
CM | Concediu medical |
SS | Suspendate |
DT | Detasari cu suspendare |
AF | Lucrate la alte formatii |
NM | Nemotivate |
IN | Intreruperi |
IV | CFS |
OC | Obligatii civile |
ST | Somaj tehnic |
UN | Lucrate pentru urgente familiale |
LS | Lucrate pentru compensare sarbatori legale |
RT | Reducere timp munca |
LN | Lucrate pentru compensare |
LB | Libere |
Ore Suplimentare (SUP) | |
SP | Suplimentare |
SD | Suplimentare S+D |
CN | CO neefectuat |
Ore din care (DIN) | |
NP | Lucrate noaptea |
Putem vedea un exemplu de pontaj completat pentru un salariat în imaginea de mai jos:
De menționat este faptul că în cazul orelor de concediu de odihna sau de concediu medical, putem completa în pontaj simbolurile CO sau CM.
Asistentul de import pontaj din fișier extern
Odată întocmit pontajul de către persoana responsabilă, preluarea acestuia în Nexus se face ușor, prin utilizarea asistentului de import:
Configurarea importului in Nexus
După apelarea asistentului, configurăm un model de import, urmând pașii descriși în articolul:
În urma importului pot rezulta o serie de erori, în funcție de care va trebui să corectăm informațiile din fișierul de import.
Posibilele erori la importul pontajului le regăsim în tabelul de mai jos:
Cod eroare | Semnificație eroare |
---|---|
PTJ001 | Lipsă date (tabelul de import nu are nicio înregistrare) |
PTJ002 | Salariat nespecificat |
PTJ003 | Dată contract de muncă nespecificată |
PTJ004 | Tipul de ore specificat inexistent în nomenclator |
PTJ005 | Următoarele coduri numerice personale nu identifica unic salariatul |
PTJ006 | Următoarele mărci nu identifica unic persoana |
PTJ007 | Următoarele denumiri nu identifica unic salariatul |
PTJ008 | Lipsă salariat în nomenclator |
PTJ009 | Următoarele denumiri nu identifica unic formația de lucru |
PTJ010 | Lipsă formație în nomenclator |
PTJ011 | Următoarele denumiri nu identifică unic locul de muncă |
PTJ012 | Lipsă loc de muncă în nomenclator |
PTJ013 | Următoarele date nu identifică unic contractul de muncă |
PTJ014 | Următoarele date nu identifica unic contractul de muncă |
PTJ015 | Lipsă contract de munca activ |
PTJ016 | Nu există o înregistrare corespunzătoarea în bonul de lucru |
PTJ017 | Nu se poate importa pontaj pentru o zi în afara perioadei contractului de muncă |
PTJ018 | Nu se poate importa pontaj pentru o zi în care contractul de muncă este suspendat: Data |
PTJ019 | Salariatul are deja operat concediu de odihna pentru ziua respectiva: Data |
În cazul în care au fost erori în urma importului, după corectarea informațiilor în fișierul excel, reluăm procedura de import.
Pentru calcularea efectivă a indemnizațiilor de concediu de odihnă vom rula procedura de calcul cu ajutorul asistentului Recalculare concedii de odihna din meniul de sus al modulului, așa cum este exemplificat în imaginea de mai jos:
Pentru calcularea efectivă a indemnizațiilor de concediu medical va trebui să introducem datele din certificatele de concediu medical pentru fiecare salariat în parte.
În acest scop putem urmări și utilitarul privitor la introducere concediilor medicale
Varianta de import simplificată
A doua variantă de import a pontajului, este o variantă mai simplă și presupune eliminarea coloanei privitoare la tipul de ore, astfel încât fiecare salariat să aibă o singură linie în pontaj. Pentru fiecare zi din pontaj va fi completat doar simbolul tipului de ore. Numărul de ore aferent fiecărei zile va fi completat automat de sistem cu norma zilnică a salariatului, setată în contractul individual de muncă.
Un exemplu de pontaj completat pentru varianta de import simplificată poate fi regăsit în imaginea de mai jos:
Tipurile de ore și asistentul de import care se folosește sunt aceiași ca în cazul variantei de import detaliate. De asemenea configurarea importului se face în mod similar.